Instalaciones y Bienes Raíces

ACERCA DE


Las políticas de la Arquidiócesis presentadas en esta página web son las normas y directrices de la Arquidiócesis de Baltimore y están diseñadas para ser consistentes con su mission. Todas las practicas de procedimientos operativos internos, reglas y normas de cada escuela, parroquia y agencias deben ser consistentes con estas politicas y no pueden contradecirlas.

Instalaciones y Bienes Raíces



100 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA NUEVOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN, RENOVACIONES Y MANTENIMIENTO DE CAPITAL


Estas políticas y procedimientos se aplican al desarrollo y ejecución de nuevos proyectos de construcción, renovación y mantenimiento de capital.
El Departamento de Servicios de Gestión (DMS) supervisa y administra los bienes temporales de la Arquidiócesis. El Director Ejecutivo del DMS es el principal contacto para el inicio del proceso de aprobación del proyecto de capital.

La División de Instalaciones y Gestión Inmobiliaria (DFREM) apoya proyectos de capital desde el concepto hasta su finalización y garantía.

Estas políticas y procedimientos son revisados por la Comisión de Asesoría de Instalaciones y Bienes Raíces de la Arquidiócesis (FREAC). La membresía del FREAC incluye pastores, construcción, instalaciones y profesionales de bienes raíces con experiencia significativa y experiencia técnica en el desempeño exitoso de proyectos de capital y bienes raíces. FREAC proporciona asesoramiento general en el desarrollo de políticas y procedimientos, revisa proyectos de capital y transacciones de bienes raíces, y a su vez proporciona recomendaciones al Arzobispo.

La División de Servicios de Información brinda asistencia en la valoración y evaluación de las necesidades tecnológicas (ordenadores, cableado, telefonía y sistemas de seguridad), “RFPs” (Solicitud de Propuestas), comparaciones de costos, etc. El Director de Servicios de Información también ejerce como miembro del FREAC.

La División de Gestión de Riesgos está involucrada en la vinculación y cobertura de riesgos durante y después de la finalización. Si el proyecto está relacionado con el reemplazo o la reparación de un accidente, incendio u otro daño físico, la División de Gestión de Riesgos ayuda a obtener fondos de seguro para pérdidas que estén cubiertas.

El Departamento de Desarrollo apoya la evaluación de oportunidades de recaudación de fondos, consultores y técnicas.


101 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA NUEVOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN, RENOVACIONES Y MANTENIMIENTO DE CAPITAL


Los proyectos de capital se clasifican en una de cuatro categorías basadas en el Coste Total del Proyecto (TPC) y si el proyecto involucra ciertos aspectos ambientales, estructurales o litúrgicos. Las políticas y procedimientos aplicables a un proyecto varían dependiendo de la categoría del proyecto.

Procedimiento:

A) TPC incluye el coste de todas las fases de un proyecto o programa, independientemente de la duración o programación, incluyendo los costes del diseño, construcción, mobiliario, permisos, contingencia e inflación.

B) El Diagrama de Flujo de Proyectos de Capital, disponible aquí, ayuda a explicar la categorización adecuada de los proyectos.

C)El ciclo de vida de los proyectos de capital, disponible aquí, ofrece una visión general del proceso para completar un proyecto de capital desde la concepción hasta la finalización y la garantía.

D)Las Acciones Requeridas por los proyectos de capital por categoría de proyecto, disponibles aquí, proporcionan un resumen de las acciones requeridas para cada categoría de proyecto durante el ciclo de vida del proyecto.

101.1 Proyectos de Categoría I:

La categoría I incluye cualquier proyecto, independientemente del TPC, que involucre cuestiones ambientales (por ejemplo, amianto, plomo / pintura de plomo, tanques de combustible subterráneos, radón, calidad del aire interior u otras sustancias/condiciones peligrosas), espacio litúrgico (en particular, Santuario de una iglesia o capilla), componentes estructurales o el techo de un edificio o propiedad, o el reemplazo de la caldera.

Procedimiento:

A) Los proyectos de Categoría I deben ser aprobados por el DFREM antes del inicio o la ejecución del contrato.

B) Los proyectos de Categoría I también podrán ser parte de o clasificados como proyectos de Categoría II, III o IV basados en el TPC, siempre y cuando se respeten también políticas y procedimientos más restrictivos aplicables a proyectos de Categoría I.

101.2 Proyectos de Categoría II:

Para las parroquias con un ofertorio anual de $400,000 o menos, la Categoría II incluye proyectos con un TPC de menos de $30,000. Para las parroquias con una oferta anual superior a $400,000, la Categoría II incluye proyectos con un TPC de más de $50,000.

Procedimiento:

A) Las parroquias / escuelas pueden proceder con Proyectos de Categoría II sin aprobación (excepto cuando el proyecto incluya un Proyecto de Categoría I).

B) El personal del DFREM está disponible para consulta y asesoramiento sobre proyectos de Categoría II y tiene pautas disponibles para el uso de la parroquia / escuela con relación a la evaluación del proyecto, contenido del contrato y estándares legales.

101.3 Proyectos de Categoría III:

La categoría III incluye a los proyectos con un TPC de más de $50,000 pero menos de $300,000.

Procedimiento:

Los proyectos complejos (incluidos aquellos con requisitos inusuales del proyecto o dificultades potenciales) puede ser incluido en la Categoría III a discreción del personal del DFREM incluso si el proyecto tiene un TPC de menos de $50,000.

101.4 Proyectos de Categoría IV:

La Categoría IV incluye proyectos con un TPC de $300,000 o más.




102 POLITICAS CONTRACTUALES


102.1 Requerimientos Legales:

102.1.1 Revisión Legal:

 

Las parroquias, escuelas y otras entidades relacionadas con la Arquidiócesis se pondrán en contacto con Gallagher Evelius & Jones LLP, Asesor Jurídico Arquidiocesano (ALC), para la preparación y revisión de todos los contratos, arrendamientos y cualquier documento relacionado con la enajenación de bienes, incluyendo escrituras, acuerdos de uso, licencias de intereses de propiedad, documentos de título, encuestas y / u otros artículos a ser registrados a menos que se autorice expresamente a proceder sin la revisión por parte del ALC, según las Políticas y Procedimientos para Nuevas Construcción, Renovaciones y Proyectos de Mantenimiento de Capital.

102.1.2 Titulación Corporativa: 

El título legal de todos los edificios y bienes inmuebles (todos los terrenos y mejoras) será a nombre de una corporación u otra entidad de responsabilidad limitada, según lo aprobado por el DMS (Dpto. De Servicios de Gestión).

102.1.3 Accesibilidad para Discapacitados:

 

Todos los nuevos proyectos de construcción y renovación deben cumplir totalmente con todas las leyes, reglamentos, códigos y ordenanzas aplicables con relación a la accesibilidad para las personas con discapacidades y bajo las pautas y políticas de accesibilidad establecidas por la Arquidiócesis, Conferencia Episcopal Católica de los Estados Unidos (Ejemplo, “Built of Living Stone”) u otros órganos rectores Católicos Romanos. Se hará todo esfuerzo razonable y práctico para poner todos los edificios y propiedades existentes en total cumplimiento.

102.1.4 Cumplimiento de las Leyes Ambientales:

 

Todos los nuevos proyectos de construcción, renovación y mantenimiento deberán cumplir plenamente con todas las leyes y reglamentos ambientales aplicables.

Procedimiento:

A) Debido a las estrictas leyes federales y estatales sobre materiales peligrosos, se debe notificar a los trabajadores que participen en la demolición, adiciones o renovaciones de aquellas áreas de cualquier edificio que contengan tales materiales.

B) El DFREM debe ser contactado con anticipación para la consulta sobre proyectos que involucren materiales peligrosos.

C) En los edificios escolares, los materiales que contienen asbestos están claramente indicados en el Plan de Manejo del Asbesto (Plan AHERA), el cual es guardado bajo archivo por el director y el DFREM y disponible para inspección. El Plan de Manejo del Asbesto debe ser actualizado si se descubre o remueve material con asbestos. Las copias de cualquier documento de trabajo relacionado con el amianto deben ser archivadas por el DFREM y, si procede, con el director para las actualizaciones del Plan de Manejo de Asbestos.

D) El personal profesional calificado debe examinar cuidadosamente cualquier material de construcción sospechoso antes de que sea tocado o alterado.

102.2 Políticas del Contrato:

102.2.1 Firma de Contrato Autorizado: 

Los contratos de más de $300,000 y todos los contratos de servicios profesionales (arquitecto, ingeniero, planificador, etc.) sólo pueden ser firmados por el Arzobispo. Los contratos de menos de $300,000 pueden ser firmados por el pastor, obispo vicario o PLD (Director de Vida Pastoral) una vez que se hayan obtenido todas las aprobaciones requeridas por estas Políticas y Procedimientos para Nuevas Construcciones, Renovaciones y Proyectos de Mantenimiento de Capital.

102.2.2 Revisión del DFREM de Ciertos Contratos:

Los siguientes contratos deben ser presentados al DFREM para su revisión por el DFREM y ALC:

  • Categoría I, III y IV contratos;
  • Contratos para la investigación de suelos y servicios de evaluación de ingeniería durante el proceso de diseño;
  • Contratos de inspección y pruebas de códigos obligatorios durante el proceso de construcción; y
  • Contratos para inspección de la construcción independiente en el sitio o servicios de administración no requeridos mediante código durante el proceso de construcción.

102.2.3 Contratos de Servicios Profesionales:

Los contratos de servicios profesionales deben seguir el formulario enmendado correspondiente del Instituto Americano de Arquitectos (AIA) u otro formulario aprobado.

102.2.4 Órdenes de Cambio:

Todos los cambios a cualquier contrato que resulten en un cambio de alcance, créditos o extras, deben ser documentados por una Enmienda u Orden de Cambio escrita preparada por el Contratista, Arquitecto o Director de Proyecto y aceptada por el pastor y el Contratista o Arquitecto si fuera necesario. Cualquier modificación que altere sustancialmente los términos de un contrato debe ser revisada por el DFREM y el ALC.

102.3 Método de Entrega:

Los proyectos serán entregados por el método de Diseño-Licitación-Construcción. Los métodos alternativos de entrega, tales como Gestión de la Construcción o Construcción de Diseño, sólo se permiten mediante un permiso escrito del Arzobispo.

102.4 Vinculación y Seguro:

Los siguientes requisitos de vinculación y seguro se aplican a los proyectos de capital como sigue:

  • Todos los Proyectos de Categoría IV deben tener Bonos de Rendimiento y Pago del Contratista por el valor total del proyecto en los formatos estipulados en el AIA documento A312. La empresa de fianzas debe ser aprobada por la División de Gestión de Riesgos.
  • Pueden requerirse Licitantes para Proyectos de Categoría IV para obtener Bonos de Oferta de un porcentaje requerido del TPC, garantizando que el contratista firmará el contrato por la cantidad de la oferta.
  • La cobertura del riesgo del constructor será proporcionada por el contratista en todos los proyectos. Esta cantidad variará según el proyecto y será determinada por la División de Gestión de Riesgos.
  • La cobertura de responsabilidad general que nombra a la Arquidiócesis como un asegurado adicional será requerida a todos los contratistas que trabajen en cualquier propiedad de la Arquidiócesis o de la parroquia / escuela, bajo una cantidad determinada por la División o Administración de Riesgos.
  • La cobertura de responsabilidad profesional que nombra a la Arquidiócesis como asegurado adicional será requerida a todos los arquitectos que realicen un trabajo para cualquier proyecto Arquidiocesano o parroquial / escuela.

Los requisitos detallados de cobertura de seguros para proyectos de capital están disponibles aquí.

102.5 Aplicabilidad de las Políticas del Contrato:

Una hoja de cálculo que resume la aplicabilidad de las políticas de contrato anteriores está disponible aquí.


103 POLÍTICAS PARA PROFESIONALES


103.1 Conflictos de Interés:

La contratación de cualquier consultor, contratista o subcontratista estará sujeta y de acuerdo con la Política de Conflictos de Interés de la Arquidiócesis, disponible aquí. En general, un parroquiano, o cualquier compañía en la cual un parroquiano tenga un interés personal, no será contratado como consultor, contratista o subcontratista en un proyecto en una parroquia donde el parroquiano está registrado.

103.2 Contrato de Profesionales:

Un contrato que refleje los servicios específicos a ser proporcionados se ejecutará en la selección y aprobación de un profesional.

103.3 Contratistas:

103.3.1 Licitación Competitiva: 

Se requerirá licitación competitiva para todos los proyectos de Categoría I, III o IV. Se recomiendan por lo menos tres (3) ofertas competitivas para proyectos de Categoría II. Las excepciones a esta política se otorgarán únicamente en casos extraordinarios en los que el Arquitecto haya proporcionado información suficiente para permitir al DFREM comparar el alcance de la obra y el precio del contratista seleccionado con respecto a otros contratistas en el área siendo suficiente para determinar que el precio de la cuota sea competitivo.

103.3.2 Precalificación de Contratistas:

 

El DFREM precalificará y recomendará contratistas generales [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] para todos los proyectos de Categoría I y IV.

103.3.3 Licencias y Seguros:

 

Los certificados de seguro para los Contratistas Generales y todos los subcontratistas que cumplan con los requisitos Arquidiocesanos deberán ser entregados a la División de Gestión de Riesgos [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] con copias al DFREM. Solamente los contratistas con licencia, asegurados y certificados deben realizar la eliminación de cualquier material peligroso (por ejemplo, amianto, tanques de aceite, etc.).

103.4 Arquitectos:

103.4.1 Precalificación Requerida:

 

Sólo los arquitectos pre-calificados [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] pueden realizar trabajos en Proyecto Arquidiocesano, independientemente de la categoría.

103.4.2 Seguros: 

Los certificados de seguro para el arquitecto que cumplan con los requisitos de la Arquidiócesis deberán ser presentados a la División de Gestión de Riesgos [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] con copias al DFREM.

103.4.3 Comité de Selección de Proyectos:

 

Para los proyectos de Categoría IV, el arquitecto será seleccionado por un Comité de Selección de Proyectos, el cual incluirá al pastor, el presidente de la parroquia / escuela y un representante del comité de finanzas de la parroquia / escuela. El DFREM emitirá una Solicitud de Propuesta (RFP) a los arquitectos, y de las respuestas seleccionará no más de tres (3) firmas para ser entrevistadas por el Comité de Selección de Proyectos. Después de las entrevistas, el Comité de Selección de Proyectos hará la selección final con el asesoramiento y aprobación del DFREM.

103.4.4 Cambios Estructurales:

 

Cualquier cambio estructural requerido a cualquier propiedad debe ser diseñado e inspeccionado por un ingeniero estructural registrado precalificado por el DFREM. Los cambios estructurales incluyen la construcción o instalación de nuevos edificios y adiciones, así como cualquier modificación a un edificio / propiedad que comprometa la seguridad o integridad de una estructura o sitio.

103.4.5 Cambios en los Sistemas de Construcción: 

Cualquier cambio, renovación, modificación o adición a un sistema importante de construcción (por ejemplo, mecánico, eléctrico, techado, etc.) debe ser revisado por un consultor recomendado por el DFREM antes de la ejecución de cualquier contrato para dicho cambio.

103.4.6 Cumplimiento de las Normas Arquidiocesanas: 

El arquitecto de cualquier proyecto deberá cumplir con las normas Arquidiocesanas establecidas por el DFREM, incluyendo las “Normas Electrónicas para la Gestión de Instalaciones y Diseño. “


104 POLÍTICAS FINANCIERAS


104.1 Alcance:

Las siguientes políticas financieras se aplican a todos los proyectos, excepto a los proyectos de Categoría II.

104.2 Requerimientos Financieros:

Salvo en circunstancias excepcionales, según lo determine el Arzobispo o el Director Ejecutivo del DMS, el Director Ejecutivo del DMS debe confirmar que se han cumplido los siguientes requisitos antes de que se apruebe el proyecto.

104.2.1 Fondo de Contingencia:

 

Para estar preparado para las contingencias, la parroquia / escuela debe tener fondos de reserva en el Fondo de Préstamos InterParish (IPLF) suficientes para cubrir los gastos de operación de la parroquia / escuela durante al menos cuatro (4) meses. Este monto se suma a las cantidades en efectivo que la parroquia / escuela debe tener a mano.

104.2.2 Dinero en Efectivo: 

La parroquia / escuela debe tener efectivo de al menos el 50 por ciento del TPC antes de la licitación y debe haber completado un presupuesto o plan financiero aprobado por el presidente del comité de finanzas y corporativos parroquiales suficiente para completar el proyecto. Los fondos equivalentes a un 15 por ciento adicional del TPC deben ser recolectados antes de la finalización del proyecto.

104.2.3 Límite Financiero:

 

El financiamiento para cualquier proyecto de construcción / renovación de una parroquia / escuela o adquisición de propiedad no excederá del 35 por ciento del TPC, lo cual incluye, pero no está limitado a, costes de construcción, costes de recaudación de fondos, honorarios de arquitecto / ingeniería, equipamiento, estimaciones de incrementos, y reservas apropiadas para contingencias de proyectos, como se refleja en el Formulario de Datos de Costo del Proyecto, disponible aquí.

104.2.4 Término del Préstamo:

 

El plazo para cualquier préstamo requerido para la construcción, renovación o adquisición de propiedad no excederá de diez años. Con respecto a los préstamos del IPLF, el Comité de Préstamos del IPLF, en consulta con la parroquia / escuela, determinará el plazo y la cantidad del préstamo.

104.2.5: 

Aprobación de Grandes Proyectos: La aprobación de grandes proyectos con un TPC sobre los $2.0 millones, o con la deuda prevista de $1.0 millones o más deben ser aprobados por el Colegio de Sacerdotes Consultores y el Consejo de Administración Financiera (BOFA), que recomiendan la aprobación del Arzobispo. El Arzobispo tomará la decisión final sobre la aprobación del proyecto y emitirá su decisión por escrito.

104.2.6 Aumentos del TPC:

 

Los aumentos en el TPC superiores al 5% deben ser aprobados por el DMS.

104.2.7 Responsabilidad de Contingentes: 

El límite para la deuda directa o para los pasivos contingentes de la Arquidiócesis se determinará mediante una fórmula aprobada por el BOFA. El BOFA revisará anualmente el nivel de responsabilidad contingente para asegurar que la calificación crediticia de la Arquidiócesis se mantenga en un nivel aceptable. Las prioridades para la autorización de préstamos serán asignadas por el Director Ejecutivo del DMS en consulta con las divisiones apropiadas.

104.2.8 Cumplimiento con las Obligaciones de Reporte y Pago:

 

Antes de que un proyecto pueda ser aprobado, todos los informes financieros requeridos deben ser archivados por la parroquia / escuela y todos los pagos de Cathedraticum, facturas de seguros y otros artículos abiertos deben ser pagados en su totalidad. La parroquia / escuela debe seguir cumpliendo con las obligaciones de presentación de informes y pagos en todas las etapas del proyecto.

104.3 Financiamiento para Proyectos de Categoría II:

Generalmente, la deuda no está permitida para proyectos de Categoría II. Las excepciones para las entidades que no cuentan con fondos suficientes para completar un proyecto deben ser aprobadas por el Director Ejecutivo del DMS antes de iniciar el proyecto.

104.4 Aprobación y Restricciones de la Campaña de Recaudación de Fondos:

104.4.1 Aprobación de la Campaña de Recaudación de Fondos:

 

Para llevar a cabo una campaña de recaudación de fondos, la parroquia / escuela debe presentar un formulario de “Permiso para conducir una campaña de recaudación de fondos” disponible aquí y recibir la aprobación del Arzobispo.

104.4.2 Cumplimiento de la Ley:

 

Todas las campañas y actividades de recaudación de fondos se llevarán a cabo en estricta conformidad con las leyes federales, estatales y locales.

Procedimiento:

A) No se ofrecerá ninguna contraprestación (como un descuento o reducción en la matrícula escolar) a cambio de una contribución deducible de impuestos.

B) Las preguntas sobre actividades de recaudación de fondos deben dirigirse al ALC (Asesor Jurídico Arquidiocesano).

104.4.3 Exención de impuestos Cathedraticum:

 

Se puede otorgar una exención de impuestos Cathedraticum para una campaña de recaudación de fondos aprobada para nueva construcción, renovación o reconstrucción de pérdidas en la medida en que no esté cubierta por el seguro.

Procedimiento:

A) Se debe solicitar una exención en un formulario de permiso Arquidiocesano aprobado, disponible aquí, y presentado al Director Ejecutivo del DMS para su revisión y recomendación al Arzobispo.

B) El Arzobispo revisará para su aprobación las solicitudes de exención recomendadas por el Director del DMS.

C) Las exenciones se limitarán normalmente a una (1) campaña (máximo tres (3) años) y una (1) extensión de campaña (máximo tres (3) años).

104.5 Financiamiento del proyecto:

104.5.1 Aprobación Requerida:

 

Una parroquia / escuela que busque obtener fondos para la construcción o ampliación sustancial o renovación de cualquier instalación debe tener la aprobación previa del Arzobispo. Esta aprobación se determinará durante el Estudio de Análisis de Necesidades descrito en la siguiente Sección 105.3, [INSERT ANCHOR LINK] “Análisis de Factibilidad y Planificación”.

104.5.2 Financiamiento del IPLF:

 

Los proyectos que requieren financiación solicitarán la ayuda financiera del IPLF. Para proveer préstamos a bajo costo para proyectos de capital, la Arquidiócesis ha establecido líneas de crédito con instituciones financieras en términos y condiciones favorables.

Procedimiento:

A) Una parroquia / escuela que busque financiación del IPLF debe presentar la siguiente información del proyecto:

  • El motivo de la solicitud del préstamo
  • Los costes estimados del proyecto que se financia en el formato estándar requerido por la Archidiócesis.
  • La fuente proyectada de fondos para el reembolso del préstamo y la estimación de la probabilidad de recepción de dichos fondos.
  • Un presupuesto operativo para las actuales instalaciones de la parroquia / escuela y proyectado para diez (10) años después de la finalización del proyecto.
  • Proyecciones razonables (incluidas las listas de las garantías por cobrar y las proyecciones de cobro) que indican que el prestatario cumplirá con sus necesidades mínimas de efectivo al momento de finalizar el proyecto.

B) La información financiera actualizada debe proporcionarse al menos una vez al año.

C) El monto máximo del préstamo no excederá el nivel de endeudamiento del proyecto aprobado por la política de la AOB.

D) Antes de que los fondos del préstamo sean adelantados, la parroquia / escuela proporcionará documentación que demuestre su cumplimiento con las políticas y procedimientos contenidos en esta Sección.

E) Un Informe de Proyectos de Capital, disponible aquí, debe ser presentado con el informe financiero anual regular.


105 PROCEDIMIENTOS PARA PROYECTOS DE CAPITAL


105.1 Alcance:

Todos los proyectos de capital están sujetos a los siguientes procedimientos independientemente del tipo de proyecto, instalación o coste.

105.2 Concepto / Factibilidad del Proyecto:

Después de las discusiones iniciales con el consejo parroquial / junta escolar y la Oficina del Obispo Vicario acerca de la necesidad y factibilidad de un nuevo proyecto de construcción o renovación, el pastor debe solicitar por escrito el permiso para perseguir la evaluación y el desarrollo conceptual del proyecto al Arzobispo, con copias al Obispo Vicario y al Director del DFREM. La solicitud escrita debe describir el proyecto, el TPC (Coste Total del Proyecto) previsto y el método / medios de financiación.

Procedimiento:

A) Se alienta a los departamentos afectados por el proyecto a presentar al Arzobispo recomendaciones sobre el proyecto.

B) La parroquia / escuela no debe dar más pasos ni contratar a ningún consultor (arquitecto, ingeniero, planificador, diseñador de interiores, etc.) hasta que el pastor haya recibido permiso por escrito del Arzobispo.

C) La solicitud por escrito debe incluir una evaluación de la condición de las instalaciones y un estudio de reserva de capital realizado en los últimos treinta y seis (36) meses para cada edificio en el complejo parroquial / escolar. Este informe se usa para planificar y priorizar el trabajo en la parroquia / escuela.

105.3 Análisis de Factibilidad y Planificación:

105.3.1 Desarrollo de Estudios de Factibilidad:

 

Dependiendo de las circunstancias, el DFREM puede solicitar que la parroquia / escuela compile y presente un Informe de Análisis de Necesidades – un informe resumido que describa las necesidades presentes y futuras de la parroquia / escuela y el uso presente y futuro de sus edificios y propiedades. A la parroquia/ escuela se le puede solicitar también que desarrolle un plan maestro programático espacial y de sitio para sus edificios y propiedad.

105.3.2 Uso de un Consultor como Tercera Parte:

 

Cuando sea apropiado, el DFREM recomendará a un consultor para que trabaje con la parroquia / escuela para desarrollar los Estudios de Factibilidad requeridos. El coste de los servicios del consultor correrá a cargo de la parroquia / escuela. Un gerente de proyecto del DFREM (Project Manager, “PM”) puede ser asignado para supervisar los servicios del consultor que ejerza como tercera parte.

105.3.3 Reunión en el Sitio:

 

El DFREM puede requerir una reunión in situ en la parroquia / escuela para revisar el Reporte de Análisis de Necesidades y discutir el rol del DFREM, si lo hay, en el proyecto propuesto. El Director Ejecutivo de la DMS hará una recomendación al Arzobispo con respecto a la aprobación del concepto.

105.4 Aprobación del Concepto y Creación de Comités:

105.4.1 Aprobación del Concepto:

 

Si el Arzobispo aprueba un concepto de proyecto, se le proporcionará permiso por escrito a la parroquia / escuela para desarrollar el concepto. El personal del DFREM se reunirá con la parroquia / escuela para discutir las políticas de construcción y fiscales de la Arquidiócesis, así como cualquier estipulación específica que haya sido sometida a la aprobación del Arzobispo.

105.4.2 Comités de Proyecto:

 

Se creará un Comité de Construcción, Comité de Finanzas y Equipo de Proyecto para continuar trabajando en el proyecto.

105.4.2 (A) Comité de Construcción:

 

El Comité de Construcción incluye al pastor / director, y normalmente está compuesto de dos (2) a cuatro (4) miembros del liderazgo parroquial / escolar y personal con conocimientos en los requisitos del proyecto, o con experiencia profesional en el desarrollo, diseño o ejecución de edificios o sistemas constructivos. El Comité de Construcción trabajará en consulta con el DFREM en la selección de un arquitecto de la lista precalificada Arquidiocesana. Si el proyecto es una renovación, la parroquia / escuela y el DFREM deben asegurarse de que el arquitecto hace una evaluación completa de todo el edificio para determinar la solidez de todos los principales sistemas de construcción antes de proceder. El Comité de Construcción también trabaja con el DFREM para desarrollar un esquema amplio de los requisitos del proyecto tentativo junto con una estimación de costes. La parroquia / escuela usará la Hoja de Trabajo de Estimación de Costos del Proyecto como guía de planificación para el proceso de construcción.

105.4.2 (B) Comité de Finanzas:

 

El Comité de Finanzas incluye al pastor / director, y normalmente está compuesto por un número adicional de dos (2) a cuatro (4) miembros del liderazgo de la parroquia / escuela y personal con experiencia financiera y / o contable. El Comité de Finanzas elabora el Plan Financiero (incluyendo ingresos y gastos y proyecciones de flujo de efectivo) para ejecutar el proyecto teniendo en cuenta el presupuesto operativo de la institución, las reservas de efectivo y cualquier campaña de recaudación de fondos. Deberá prepararse una proyección operativa mínima de diez (10) años, que incluya los costos de operación y depreciación (reemplazo) para el proyecto y otras instalaciones de la parroquia y / o la escuela.

105.4.2 (C) Equipo del Proyecto Parroquial / Escolar:

 

El equipo del proyecto de la parroquia / escuela incluirá al pastor / director, Presidente del Comité de Construcción, Presidente del Comité de Finanzas y al Gerente del Proyecto DFREM (actuando como el Representante del Propietario) y que será responsable de supervisar el proyecto durante su curso de manera continua.

105.5 Aprobación para Contratar al Arquitecto:

Si el Consejo Parroquial o la Junta Escolar recomiendan la aprobación del proyecto después de completar el desarrollo del concepto y cualquier estudio de factibilidad requerido, y el pastor está de acuerdo con esa recomendación, el pastor enviará al Director Ejecutivo del DMS todo el material pertinente incluyendo:

  • Un estado financiero que enumera todos los activos y pasivos.
  • Una explicación de las proyecciones financieras y de recaudación de fondos.
  • Una declaración de todas las alternativas razonables a la construcción o renovación, incluyendo el uso posible de instalaciones vecinas.
  • Un alcance del proyecto y una estimación del TPC (Coste Total del Proyecto) incluyendo el coste de construcción, el desarrollo del sitio, el paisajismo, el mobiliario, los honorarios profesionales, la contingencia y la inflación según lo desarrollado por el DFREM usando la ficha de trabajo estándar de la estimación del coste del proyecto.

El Director del DFREM debe hacer una recomendación sobre si continuar con el proyecto y contratar un Arquitecto al Arzobispo. La aprobación final para contratar al Arquitecto debe ser dada por el Arzobispo.

105.6 Contratación del Arquitecto para el Diseño / Desarrollo del Proyecto:

105.6.1 Selección del Arquitecto:

 

Después de la aprobación del Arzobispo, el DFREM ayudará a la parroquia / escuela a seleccionar un Arquitecto de la lista precalificada de la Arquidiócesis utilizando el Método de Solicitud de Propuesta (RFP). La selección final será hecha por un comité de entrevistas presidido por el DFREM y compuesto por el pastor y el Presidente del Comité Parroquial / Escolar.

105.6.2 Contratación con el Arquitecto:

 

El DFREM y el ALC prepararán el contrato de servicios con el Arquitecto utilizando el formulario AIA correspondiente. Por lo general, los contratos de diseño de edificios se dividen en dos fases: 1) diseño esquemático y 2) diseño / desarrollo a través de la administración de la construcción. En la segunda fase se exigirá la presentación de documentos de registro o “As Builts” que se completarán y entregarán al concluir el proyecto. Después de la revisión y aprobación por el Director del DFREM, el Director Ejecutivo de la DMS, y del ALC, el contrato será sometido a la firma del Arzobispo.


106 PROYECTOS DE CAPITAL – FASES


106.1 Fase I – Plan Maestro:

Después de que el contrato necesario con el Arquitecto sea preparado y ejecutado por el Arzobispo, el Arquitecto debe:

1. Reunirse con el DFREM, el pastor y el Comité Parroquial / Escolar en relación con el proyecto y las expectativas de la parroquia / escuela y DMS.

2. Desarrollar un plan del sitio que muestre las condiciones existentes para incluir límites, contornos de la tierra, restricciones de zonificación / desarrollo (por ejemplo, humedales, pendientes empinadas, bosques, suelos, cementerios, etc.), todos los servicios públicos (agua, alcantarillado, electricidad, gas, cable), y todas las mejoras existentes (edificios, pavimentación, etc.). También deben identificarse consideraciones especiales, tales como designaciones históricas o cuestiones ambientales.

3. Basado en el Informe de Análisis de Necesidades, prepare un programa espacial para su aprobación por el pastor, el Comité Parroquial / Escolar y el DMS.

4. Sobre la base del programa espacial aprobado, prepare un plan maestro de todo el plantel / propiedad para su aprobación por el pastor, el Comité Parroquial / Escolar y el DMS.

5. Se debe completar una evaluación de la condición de las instalaciones y una encuesta de materiales peligrosos para todos los edificios antes de que se planifique o emprenda cualquier proyecto.

6. El FREAC revisará y hará una recomendación al Arzobispo acerca de si aprueba el plan final.

106.2 Fase II – Diseño Esquemático y Estimación del Coste del Proyecto:

Basado en el programa espacial aprobado y el plan maestro, un plan detallado del sitio mostrando todas las condiciones y restricciones existentes, planos de planta y elevaciones de edificios, y planos esquemáticos para el trabajo contemplado debe ser preparado por el Arquitecto. El DFERM, en consulta con el Comité Parroquial / Escolar y el Arquitecto, preparará una Hoja de Trabajo de Estimación del Coste del Proyecto para su revisión por la FREAC.

106.3 Fase III – Diseño / Desarrollo:

106.3.1 Preparación de Planes de Desarrollo de Diseño:

 

El Arquitecto deberá preparar planes de diseño / desarrollo y una especificación general para el proyecto. Los documentos de diseño del Arquitecto incluirán: un plan detallado del sitio (existente y propuesto), planos de planta, elevaciones del edificio, secciones del edificio, tablero de selección de material / color; planes preliminares mecánicos, eléctricos, de fontanería y estructurales; y especificaciones completas del esquema.

106.3.2 Preparación de la Estimación Revisada del Costo del Proyecto:

 

Se debe obtener una estimación del coste del proyecto revisada por un contratista general o estimador profesional recomendado por el DFREM. Esta estimación, junto con el Formulario de Presupuesto de Efectivo del Proyecto de Capital, disponible aquí, debe ser presentado al Director del DFREM para su aprobación.

106.3.3 Reunión con el FREAC:

 

Los planes de diseño / desarrollo, la Estimación del Coste Revisado del Proyecto y el Formulario de Presupuesto de Efectivo del Proyecto de Capital serán presentados al DFREM para una reunión de revisión con la FREAC en el Centro Católico. El pastor debe estar presente en la reunión en la que se realiza la revisión de la FREAC. Después de la revisión del DFREM y del FREAC, así como las revisiones necesarias, el proyecto será recomendado por el Director del DFRM al Arzobispo para su aprobación.

106.3.4 Revisión de las Reformas de las Áreas Litúrgicas:

 

El arzobispo revisará y aprobará todas las renovaciones o cambios en las áreas litúrgicas.

Procedimiento:

A) En el caso de la renovación del espacio litúrgico, se requiere una representación del color o elevación del espacio interior.

B) La representación mostrará características tales como líneas del sitio, mobiliario litúrgico dominante y elementos de la obra de arte (altar, tabernáculo, crucifijo, pila bautismal, ambo, atril, asiento del celebrante, espacios de reconciliación, mesa de ofrendas, pantalla del retablo, coro, estaciones de la cruz, vidrieras, etc.).

106.4 Fase IV – Documentos de Construcción:

106.4.1 Redacción de Documentos de Construcción:

 

Con la aprobación del Arzobispo, los planos de diseño / desarrollo se ampliarán para convertirse en los documentos de construcción, incluyendo los planos de trabajo y las especificaciones.

106.4.2 Revisión Preliminar por el DFREM:

 

Cuando los documentos de construcción estén completados al 50%, las estimaciones actualizadas del TPC (Coste total del Proyecto) y la documentación de apoyo deben ser presentadas junto con el proyecto de documentos de construcción al director del DFREM para su revisión. Cualquier cambio identificado durante esta revisión será enviado al Arquitecto a través del Director del Proyecto para la enmienda de los documentos de construcción antes de solicitar ofertas.

106.4.3 Revisión final del DFREM:

 

Cuando los documentos de construcción estén completados al 95%, el Arquitecto presentará un conjunto completo de planes y especificaciones al DFREM para su revisión final y aprobación antes de la publicación de las ofertas.

106.4.4 Especificaciones Requeridas:

 

Las especificaciones incluirán: Condiciones Generales Estándar Arquidiocesanas; los documentos preliminares (Sección AIA 800, como sea formateado por la Arquidiócesis) y la forma de contratos.

106.4.5 Documentos de Construcción Requeridos:

 

Los documentos de construcción
incluyen: Declaración del derecho de aceptar / rechazar cualquier oferta o todas las ofertas; Condiciones Generales Estándar; Declaración del derecho del Propietario de aprobar a todos los subcontratistas principales; y Obligación de Licitaciones / Ofertas igual al 5 por ciento de la oferta del Contratista.

106.5 Fase V – Licitación:

106.5.1 Licitantes Pre-Calificados:

 

El DFREM precalificará y recomendará a contratistas generales y ciertos contratistas comerciales principales (por ejemplo, mecánicos, eléctricos, albañilería, techados, etc.) para todos los proyectos de las Categorías I y IV.

106.5.2 Licitantes Recomendados:

 

El DFREM recomendará no menos de tres (3) licitadores que hayan acordado por adelantado presentar una oferta si son invitados.

106.5.3 Licitantes no Calificados:

 

Los contratistas que hayan sido determinados por el DMS como discriminados de alguna manera con respecto a raza, sexo u origen nacional o que no hayan proporcionado un salario familiar mínimo que refleje los principios de justicia social no estarán calificados para ofertar. Sujeto y conforme a la Política de Conflictos de Interés de la Arquidiócesis, disponible aquí, los feligreses o partes relacionadas no podrán licitar proyectos para su propia parroquia para evitar conflictos de interés. Las solicitudes de excepción a la Política de Conflicto de Intereses deben ser aprobadas por el Arzobispo por escrito.

106.5.4 Reunión Previa a la Licitación:

 

El DFREM, el arquitecto y la parroquia / escuela deberán celebrar una reunión previa a la licitación para que todos los licitantes puedan aclarar el alcance del trabajo y responder a cualquier pregunta.

106.5.5 Garantía de Desempeño y Pago:

 

Los contratistas deben proporcionar una garantía de desempeño y una garantía de pago laboral y material en la cantidad total del contrato. El nombre de la compañía de finanzas debe ser presentado a la Oficina de Gestión de Riesgos para su revisión y aprobación.

106.5.6 Recepción y Apertura de Ofertas:

Las ofertas serán recibidas y abiertas en la parroquia / Escuela, el Centro Católico, u otro lugar aprobado por el DFREM.

106.5.7 Evaluación y Selección de Ofertas:

 

Las ofertas serán evaluadas por el DFREM, Arquitecto y Equipo Parroquial / Escolar del Proyecto. El proyecto se adjudicará al licitador más bajo y calificado.

106.5.8 Preparación del Contrato:

 

El ALC preparará para la ejecución un acuerdo con el licitador seleccionado utilizando el formulario AIA modificado correspondiente, para su revisión y aprobación por el Arzobispo.

106.5.9 Revisión de la Oferta Final:

 

Antes de firmar el contrato, el DFREM, los representantes de la parroquia / escuela y el Arquitecto revisarán la propuesta en detalle con el adjudicatario para asegurarse de que la oferta cubra y cumpla con todas las especificaciones.

106.5.10 Distribución del Contrato de Ejecución:

 

Las copias del contrato de ejecución se distribuirán de la siguiente manera:

  • Un (1) original al Pastor o Jefe de la Institución;
  • Un (1) original al Contratista;
  • Un (1) original al ALC;
  • Un (1) original al DFREM;
  • Una (1) fotocopia al Arquitecto.

106.6 Fase VI- Construcción:

106.6.1 Reunión Previa a la Construcción:

 

Después de la firma del contrato y antes de comenzar la construcción, se llevará a cabo una reunión del Contratista General, todos los Subcontratistas Principales, el Arquitecto, DFREM, el pastor o el representante designado de la parroquia / escuela para revisar todos los aspectos del contrato.

106.6.2 Reuniones de Progreso:

 

Las reuniones de progreso se llevarán a cabo al menos cada dos (2) semanas en el lugar de trabajo con el Contratista, el Arquitecto, el DFREM y los representantes de la parroquia / escuela. Las actas de todas las reuniones serán registradas por el Arquitecto o Contratista y las copias serán presentadas a todas las partes presentes e interesadas.

106.6.3 Órdenes de Modificación:

 

Todas las órdenes de cambios serán procesadas y documentadas oportunamente de acuerdo con la sección 102.2.4 de esta Política.

Procedimiento:

A) Cualquier ajuste o modificación del presupuesto autorizado deberá ser aprobado por adelantado por el DMS o el Arzobispo según corresponda.

B) Las copias de todas las órdenes de cambios serán enviadas al DFREM para sus registros.

106.6.4 Pagos al Contratista: Los pagos al Contratista se harán bajo solicitudes mensuales, después de que los pagos sean certificados por el Arquitecto y remitidos al Gerente del Proyecto. Se retendrá el cinco por ciento de cada requisición mensual hasta que el proyecto esté sustancialmente completo.

106.6.5 Pagos a otros Profesionales: Los pagos al Arquitecto y a otros profesionales se pagarán por etapas según lo establecido en el contrato de servicios profesionales. Por lo general, los honorarios profesionales para la administración de la construcción se pagarán mensualmente.

106.6.6 Requisitos Previos a la Aceptación: Antes de la aceptación del trabajo:

1. Los representantes de la parroquia / escuela, el Contratista, el Arquitecto y el DFREM realizarán una inspección de la Obra, durante la cual el Arquitecto preparará una “Lista de Inspección” de todos los trabajos no conformes.

2. El Contratista deberá obtener todos los Permisos de Uso y Ocupación.

3. El Arquitecto emitirá el Certificado de Finalización Sustentable identificando la fecha en la cual la Arquidiócesis, o la parroquia / escuela pudo realizar la ocupación efectiva, así como la fecha de inicio del Período de Garantía del Contratista para todo el trabajo satisfactoriamente terminado.

4. El Contratista deberá presentar todos los manuales de Operación y Mantenimiento.

5. El Contratista capacitará al Propietario en la operación y mantenimiento de todos los sistemas.

6. El Contratista deberá presentar al Propietario todas las garantías, llaves permanentes y todas las herramientas especiales.

106.7 Fase VII – Terminación y Cierre:

106.7.1 Inspección Final: 

La inspección final se llevará a cabo conjuntamente con el Equipo de Diseño, el Director de Proyecto, el pastor y los representantes de la parroquia / escuela.

106.7.2 Pago final al Contratista: 

El pago final al Contratista se hará solamente después del 100 por ciento de la terminación de todo el trabajo de la lista de puntos pendientes (punch list) incluyendo: artículos de la lista de pendientes; presentación por parte del Contratista General y de todos los subcontratistas de una Renuncia de Gravámenes; el Consentimiento de Caución para la Reducción de la Retención, y el Consentimiento de Caución del Pago Final; así como la presentación de diseños de registro o “planos según construcción” al Equipo de Diseño; y la cumplimentación de cualquier otro requisito de los documentos contractuales.

106.7.3 Pago final al Arquitecto: 

El pago final al Arquitecto se realizará solamente después de que se hayan completado todos los aspectos del proyecto del Contratista tal y como se describe arriba, y haya presentado los documentos de registro a la parroquia / escuela y una (1) copia electrónica. También deberá haber completado el Formulario de Datos de Costo del Proyecto al DFREM.

106.7.4 Documentos de Registro y Planos: Como parte de sus servicios básicos, los consultores de diseño deben actualizar continuamente y proporcionar documentos finales de registro para todos los proyectos de las Categoría I, III y IV y los planos definitivos a la parroquia / escuela y DFREM.

Procedimiento:

A) Los planos en construcción serán proporcionados en forma impresa y electrónica.

B) El formato electrónico de los documentos deberá estar en el formato aprobado por el DFREM al finalizar el proyecto.

C) Todos los archivos y bloques de referencias cruzadas deben estar enlazados y todos los archivos deben ser purgados de capas y objetos no utilizados.

D) La Ejecución del Plano se ajustará a la Norma actual del “CAD” Nacional de EE.UU. para Estratificación, Redacción, Horarios, Organización, Símbolos, Referencia, Términos y Convenciones de Código.

106.8 Fase VIII – Período de Garantía del Proyecto:

Los defectos latentes (ocultos) en la obra del contrato que se descubran dentro de los doce (12) meses posteriores a la fecha de emisión de los arquitectos en el certificado de finalización sustancial y lista de perforación se consideran defectos de garantía que el Contratista debe corregir sin costo adicional para la parroquia / escuela.

Procedimiento:

Al descubrir tales defectos en el Trabajo, la parroquia / escuela deberá notificar al Contratista del problema por escrito con copias al consultor de diseño y al DFREM.


200 ALIENACIÓN DE LA PROPIEDAD


Las siguientes políticas proporcionan el proceso de revisión y evaluación de la enajenación y adquisición de propiedades. Para ayudar en este proceso, el Director Ejecutivo del Departamento de Servicios de Gestión (DMS) puede recurrir a varios miembros del personal y recursos de los Servicios Centrales y la Comisión de Asesoría de Instalaciones y Bienes Raíces (FREAC) Subcomité de la Junta de Administración Financiera (BOFA). El FREAC se compone de 8 a 16 miembros externos que tienen experiencia en bienes raíces, desarrollo del terreno, planificación, arquitectura, ingeniería u otros campos relacionados. Los Miembros de la División de Administración de Bienes y Facilidades (DFREM) servirán como personal del FREAC.

Por lo general, el FREAC considerará las transacciones de la propiedad cuando el valor de la transacción exceda del $ 300,000. A discreción del Director Ejecutivo, las transacciones de cantidades menores pueden ser revisadas por FREAC debido a circunstancias estratégicas o especiales. A la inversa, ciertas acciones por encima de $300,000 pueden no requerir revisión por parte del FREAC. El papel del FREAC no reemplazará de ninguna manera el papel que ejerzan los pastores, parroquias, BOFA, o los Sacerdotes Consultores.

Para los propósitos de esta política, el arrendamiento se refiere a un contrato de arrendamiento de cinco o más años.


201 VENTA DE LA PROPIEDAD

201.1 Fase I – Identificación de la Propiedad y Permiso para Evaluar la Venta:

201.1.1 Identificación de los Bienes en Venta: El pastor y el consejo parroquial identificarán ciertos bienes excedentes que puedan ser considerados para la venta o arrendamiento.

201.1.2 Permiso para Evaluar la Venta: Tras una serie de discusiones iniciales con la Oficina del Vicario Episcopal y el director del DFREM con respecto a la venta de la propiedad, el pastor debe hacer una petición escrita al Vicario Episcopal para obtener el permiso del Arzobispo para evaluar la disposición potencial de la propiedad, incluyendo la razón de pedir la alienación.

Procedimiento:

A)  Se les pedirá a los departamentos afectados por la venta que envíen recomendaciones al DMS con respecto a la venta.

B) La parroquia no debe tomar más medidas ni contratar a ningún consultor hasta que el pastor haya recibido permiso por escrito del Arzobispo para proceder.

201.1.3 Consideraciones para Determinar si se Vende una Propiedad: Las siguientes preguntas deben ser consideradas para determinar si se venden bienes de la Arquidiócesis:

1. ¿Por qué la propiedad ya no es necesaria?

  1. ¿Desde una perspectiva parroquial?
  2. ¿Desde una perspectiva Arquidiocesana?

2. ¿Se han explorado todas las opciones para asegurar el mejor uso (incluido el arrendamiento de la propiedad) y / o el precio de compra más alto?

3. Si se recibe una oferta no solicitada (por ejemplo, para comprar terrenos vacíos), ¿por qué debería considerarse la oferta?

4. Tiene uso para las Organizaciones Católicas Benéficas (Catholic Charities) u otras instituciones católicas o “joint ventures” con otros ¿Se han considerado las instituciones Católicas?

5. ¿Cuáles son los usos alternativos de la propiedad?

6. Las tendencias demográficas / de desarrollo ¿indican que la propiedad puede ser necesaria en el futuro?

7. ¿Se ha considerado la retención de la propiedad para satisfacer necesidades futuras de la Arquidiócesis?

8. ¿Habrá una Solicitud de Propuestas u otro proceso para maximizar el precio?

9. ¿Cómo se utilizará el fondo proveniente de la venta?

10. ¿Cuál es el uso esperado después de la venta? Y en su caso ¿es consistente con la misión de la Iglesia?

201.2 Fase II – Estudio de Factibilidad:

201.2.1 Determinación de los Estudios de Factibilidad Requeridos:

Una vez que el Arzobispo dé su permiso, el DMS, junto con las recomendaciones o sugerencias del FREAC, determinará si es factible y qué estudios de factibilidad serán requeridos (por ejemplo, un Informe de Análisis de Necesidades que muestre la necesidad verificable y una razón sólida para vender la propiedad particular).

201.2.2 Desarrollo del Estudio de Factibilidad:

El desarrollo del Estudio de Factibilidad puede requerir la creación o compilación de la siguiente documentación de apoyo:

  • Resumen del título de la propiedad, incluyendo detalles físicos
  • Finanzas parroquiales de los últimos 5 años
  • Evaluación reciente de la propiedad
  • Estudio de mercado y análisis demográfico de los alrededores
  • Plan Maestro Actual
  • Uso propuesto de los fondos recibidos y
  • Gastos de operación para la alienación de la propiedad o bienes

201.2.3 Utilización de una Tercera Persona como Consultor: 

Cuando se estime oportuno, el DMSrecomendará a un consultor para trabajar con la parroquia para desarrollar el Estudio de Factibilidad requerido y cualquier otra documentación de apoyo que sea necesaria. Los costes de los servicios del consultor correrán a cargo de la parroquia. Un gerente de proyecto DFREM(Product Manager) puede ser asignado para supervisar los servicios de la tercera parte, el consultor.

201.3 Fase III – Presentación y Aprobación de la Venta:

201.3.1 Presentación al FREAC:

El pastor y el Director del DFREM presentará el plan al FREAC.

201.3.2 Presentación a los Sacerdotes Consultores y a BOFA:

Si el FREAC recomienda la venta de la propiedad, la transacción propuesta se agrega al Informe de Alienación de la Propiedad presentado a los Sacerdotes Consultores y a BOFA.

201.3.3 Decisión del Arzobispo: 

Después de recibir la evaluación de los Consultores Sacerdotales y de BOFA con respecto a la venta de la propiedad, el Arzobispo emitirá su decisión por escrito a la parroquia.

201.4 Fase IV – Solicitud de Propuesta y Selección de Oferta:

201.4.1 Solicitud de Propuesta: 

Si la aprobación para vender la propiedad es dada por el Arzobispo, el Director del Proyecto (PM) y la parroquia prepararán una Solicitud de Propuesta (RFP) para ser enviada a la lista de partes interesadas mantenida por el DFREM. Así mismo, el DFREM ayudará en la creación de la solicitud de la propuesta (RFP).

201.4.2 Selección de Ofertas: 

El pastor y el DFREM revisarán todas las ofertas en respuesta al RFP y seleccionará las mejores para proceder al análisis final. El DFREM se asegurará de que todas las ofertas estén completas y respondan a todas las licitaciones en la RFP (Solicitud de Propuesta). Si ciertas propuestas no son conformes o necesitan más aclaraciones, el pastor y el DFREM pueden volver a encuestar a todos los participantes de la RFP para obtener la mejor y última oferta.

201.5 Fase V – Negociación, “Due Diligence” (Comprobaciones Necesarias) y Cierre:

El pastor trabajará en estrecha colaboración con el DFREM y el Asesor Jurídico Arquidiocesano (ALC) para negociar todos y cada uno de los documentos transaccionales necesarios para ayudar al comprador a obtener toda la información necesaria requerida bajo el contrato para completar la transacción en el plazo estipulado, y por tanto cerrar la transacción con éxito.

201.6 Ventas de Propiedades Arquidiocesanas:

Las ventas de propiedades pertenecientes a la Arquidiócesis por lo general siguen los procedimientos de esta Política, con la excepción de que una parroquia y / o un pastor no pueden estar involucrados.

201.7 Ofertas no Solicitadas:

La revisión de las ofertas no solicitadas para la compra de bienes raíces arquidiocesanos generalmente sigue los procedimientos de esta Política.

201.8 Tarifa por Servicios:

A la Arquidiócesis se le paga un honorario del 5% sobre el precio de venta de un edificio de la parroquia / escuela correspondiente a los Servicios que involucren estas transacciones, a menos que una tercera persona ejerciendo como corredor sea contratado. Con respecto a los arrendamientos de edificios parroquiales / escolares, se pagará a la Arquidiócesis una tarifa equivalente al 5% del valor total de la renta pagada en el término inicial (o cualquier término de renovación para los contratos de arrendamiento existentes). La cuota de los arrendamientos se pagará una sola vez por cada contrato de arrendamiento.

Los servicios incluyen:

  • Servicios de consulta para identificar el mayor y mejor uso de la propiedad (excluye el costo de la evaluación).
  • Publicidad y marketing de propiedades – preparación de la solicitud de Propuesta (RFP), correos, franqueo, llamadas telefónicas, jornadas de puertas abiertas, visitas guiadas e inspecciones, publicación de avisos.
  • Ayudar a la parroquia o la escuela con negociaciones de términos comerciales para la venta o el arrendamiento.
  • Búsqueda de trabajos y títulos legales
  • Preparación de contratos de venta, regímenes de condominio y documentos de arrendamiento
  • Preparación de solicitudes de regulación, registros y permisos de acuerdo con el arrendamiento o venta.
  • Reporte de inventario y condiciones inmobiliarias.
  • Representación en presentaciones públicas y foros.
  • Investigación de solvencia crediticia de inquilinos.

201.9 Aprobación Necesaria para Corredores Ejerciendo como Terceras Partes:

Por lo general, los corredores ejerciendo como tercera parte involucrados no se usan en transacciones de bienes raíces y sólo pueden ser contratados con la aprobación por escrito del Director Ejecutivo de la División de Servicios de Gestión (DMS) y en coordinación con el DFREM.

201.10 Reembolso de Deudas:

Cuando un edificio de la parroquia / escuela es vendido o arrendado, el producto neto se utilizará primero para pagar cualquier deuda adquirida por la parroquia o escuela a la Arquidiócesis, incluyendo, pero no limitado a las deudas debidas por:

  • Seguro
  • Impuestos Cathedraticum
  • Evaluación previa no remunerada de las parroquias para el apoyo a las Escuelas Católicas
  • Obligaciones por pensiones no financiadas
  • Préstamos pendientes de la parroquia o escuela del Fondo de Préstamo “Inter-Parish” (IPLF) u otros préstamos de la Arquidiócesis
  • Cualquier otra obligación no pagada por la parroquia o escuela.

202 COMPRA O ARRENDAMIENTO DE LA PROPIEDAD


202.1 Fase I – Identificación de la Propiedad y Permiso para Evaluar la Compra:

202.1.1 Identificación de la Necesidad de Compra o Arrendamiento: El pastor y el Consejo parroquial deben identificar la necesidad de la compra o arrendamiento de la propiedad.

202.1.2 Identificación de Propiedad y Permiso para Evaluar la Compra o el Arrendamiento: 

Después de llevar a cabo estudios preliminares e investigaciones de mercado, se deben identificar las propiedades específicas disponibles para compra o arrendamiento que puedan ajustarse a las necesidades de la parroquia, y tener discusiones preliminares con la Oficina del Obispo Vicario y el DFREM.  Por otro lado, el pastor debe hacer una solicitud por escrito al Vicario para obtener permiso del Arzobispo para evaluar la compra o arrendamiento de la propiedad deseada. La solicitud escrita debe incluir una descripción de la propiedad propuesta que la parroquia busca y la previsión de su uso, así como cualquier otra propiedad que la parroquia tenga conocimiento de que pueda estar disponible para compra o arrendamiento y el precio de compra anticipado.

Procedimiento:

A) A los departamentos afectados por la compra o arrendamiento se les pedirá que envíen recomendaciones sobre la compra o arrendamiento al DFREM.

B) La parroquia no debe tomar más medidas ni contratar a ningún consultor hasta que el pastor haya recibido permiso por escrito del Arzobispo para proceder.

202.2 Fase II – Estudio de Factibilidad:

202.2.1 Determinación de Estudios de Factibilidad Requeridos: Si el Arzobispo proporciona el permiso para proceder por escrito, el DMS, junto con la aportación del FREAC, determinará qué estudio de factibilidad será necesario (Por ejemplo, un Reporte de Análisis de Necesidades que muestre necesidad verificable y razonamiento sólido para comprar o arrendar bienes, incluyendo las necesidades presentes y futuras de la parroquia y sus necesidades, así como edificios y propiedades).

202.2.2 Desarrollo del Estudio de Factibilidad y Otra Información Necesaria para el Análisis de la Compra: El desarrollo del Estudio de Factibilidad puede requerir la creación o compilación de la siguiente documentación de apoyo:

  • Finanzas parroquiales de los últimos 5 años
  • Evaluación reciente o análisis de mercado de la propiedad
  • Estudio de mercado y análisis demográfico de los alrededores
  • Plan maestro actual que indique cómo la propiedad adquirida afectará al campus
  • Fuentes de fondos para la compra
  • Listado de los bienes raíces o resumen que muestre los detalles de la propiedad.

En relación con una compra, los siguientes servicios son normalmente necesarios:

  • Límite de Estudio Ambiental de la Fase I
  • Estudio de Demarcación/Topografía /ALTA
  • Zonificación
  • Estudios Ambientales (llanuras inundables, humedales y áreas críticas)
  • Acceso / Titularidad de la propiedad
  • Establecer búferes y delineación de humedales
  • Test de Perc
  • Estudio Geotécnico (perforaciones de suelo)
  • Búsqueda de títulos.

202.2.3 Uso de una Tercera Parte como Consultor: Cuando sea apropiado, el DMS recomendará a un consultor para trabajar con la parroquia para desarrollar el Estudio de Factibilidad requerido y cualquier otra documentación de apoyo que se estime necesaria. El coste de los servicios del consultor correrá a cargo de la parroquia. Un gerente de proyecto del DFREM (PM) puede ser asignado para supervisar los servicios del consultor actuando como tercera parte.

202.3 Fase III – Presentación y Aprobación de la Compra o Arrendamiento:

202.3.1 Presentación al FREAC: El pastor y el DFREM presentarán el plan para comprar o alquilar al FREAC.

202.3.2 Presentación a los Sacerdotes Consultores y a BOFA: Si FREAC recomienda la compra o arrendamiento de la propiedad, la transacción propuesta se agrega al Informe de la enajenación de la propiedad presentado a los Sacerdotes Consultores y a BOFA.

202.3.3 Decisión del Arzobispo: Después de recibir la evaluación de los Sacerdote Consultores y BOFAcon respecto a la compra o arrendamiento de la propiedad, el Arzobispo emitirá su decisión por escrito a la parroquia.

202.4 Fase IV – Solicitud de Propuesta y Selección de Oferta:

Si se recibe una aprobación por escrito del Arzobispo, el DMS preparará una Oferta de Compra con la ayuda del ALC y / o un corredor de bienes raíces aprobado por la Arquidiócesis.

202.5 Fase V – Negociación, “Due Diligence” y Cierre:

Una vez aceptada la oferta, el pastor y el consejo parroquial colaborarán estrechamente con el DFREM y ALC para negociar todos y cada uno de los documentos transaccionales, con el fin de obtener toda la información necesaria requerida bajo el contrato para completar con éxito la transacción de manera oportuna y cerrar la transacción con éxito. Cualquier coste para el comprador asociado con la compra será asumido por la parroquia.

202.6 Responsabilidad sobre el Precio de Compra:

Las parroquias y otras entidades legales de la Arquidiócesis tienen la responsabilidad de desembolsar a la Arquidiócesis por las propiedades adquiridas por la Arquidiócesis en nombre de la parroquia o entidad.

Procedimiento:

A) El coste del reembolso ordinariamente consistirá en el precio de compra, cualquier otro coste de adquisición y mantenimiento y un coste de oportunidad de inversión para el período comprendido entre la compra original por la Arquidiócesis y el reembolso futuro por la parroquia / misión.

B) El coste de oportunidad de inversión, así como cualquier préstamo asociado a los reembolsos, estará vinculado a un índice de bono del Tesoro de un (1) año o cualquier otra medida aprobada por el Consejo de Sacerdotes Arquidiocesanos (APC).

C) Las parroquias que carezcan de medios financieros suficientes para adquirir la tierra podrán solicitar un Fondo de Préstamo Inter-Parroquial (Inter-Parish).

202.7 Compras de Propiedades Arquidiocesanas:

Las compras de propiedad pertenecientes a la Arquidiócesis generalmente seguirán los procedimientos de esta Política, excepto que una parroquia probablemente no estará involucrada.


203 PROPIEDAD DONADA


203.1 Venta de Propiedad Donada:

La propiedad donada será vendida tan pronto como sea posible después de recibir la donación, a menos que la propiedad haya sido dada para un propósito específico (al cual el Arzobispo haya acordado) o alguna otra restricción legal que impida la venta.

203.2 Tratamiento de la Propiedad Donada:

Los bienes inmuebles donados a la Arquidiócesis o una parroquia generalmente serán tratados de la misma manera que cualquier otra propiedad que sea vendida o sea comprada y que estén sujetos a las Secciones 201 o 202 arriba mencionadas.

203.3 Aceptación de la Propiedad Donada:

En relación con la donación de cualquier propiedad, las siguientes medidas deben de tomarse antes de la aceptación:

  • Inspección física de la propiedad
  • Revisión de cualquier arrendamiento o información sobre cualquier inquilino existente
  • Búsqueda del título
  • Estudio ambiental de la Fase I e inspección del hogar, si es aplicable
  • Investigación de Diligencia Debida/ Auditoría de Compra (Due Diligence) sobre la comercialización de la propiedad
  • Análisis de los costes futuros si la propiedad no se vende con prontitud.

203.4 Aceptación de la Propiedad Donada:

Si una parroquia está interesada en una propiedad donada, primero debe hacer una solicitud por escrito para obtener el permiso por parte del Vicario Episcopal y para recibir el permiso del Azorbispo.


300 TRANSACCIONES DE BIENES RAÍCES QUE IMPLICAN A EDIFICIOS USADOS O DESTINADOS A SER UTILIZADOS COMO ESCUELA


En virtud del derecho canónico, la venta o arrendamiento de un edificio en uso actualmente o destinado a ser utilizado como escuela se considera un acto de administración extraordinaria y, como tal, requiere la aprobación del Arzobispo. Esta política tiene por objeto asegurar que la venta o arrendamiento de un edificio que haya estado en uso, que esté en la actualidad en uso o destinado a ser utilizado en el futuro como escuela, y que sea una propiedad que esté operada por una parroquia o la Arquidiócesis, no impida el éxito de cualquier Escuela Católica.


301 DISPOSICIONES GENERALES


301.1 Definiciones:

El edificio que haya sido usado, actualmente utilizado o destinado a ser usado en el futuro como una escuela -incluye a un edificio o porción de un edificio propiedad de una parroquia o la Arquidiócesis (incluyendo una escuela parroquial, una escuela interparroquial o regional, una escuela colaboradora Arquidiocesana o Escuela Arquidiocesana) y que se haya usado, esté en la actualidad en uso o destinado a ser usado en el futuro, para una escuela preescolar, elemental, media o secundaria.

Transacción Inmobiliaria: el término transacción inmobiliaria incluye:

la venta de un edificio que se haya usado, que esté en uso en la actualidad o destinado a ser usado en el futuro como una escuela y propiedad de una parroquia o la Arquidiócesis;

un nuevo contrato de arrendamiento de un edificio anteriormente utilizado, actualmente en uso o destinado a ser utilizado en el futuro como escuela y propiedad de una parroquia o de la Arquidiócesis;

la renovación o ampliación de un contrato de arrendamiento preexistente de un edificio utilizado anteriormente, utilizado actualmente o destinado a ser utilizado en el futuro como escuela y propiedad de una parroquia o de la Arquidiócesis; y

el subarrendamiento de un edificio anteriormente utilizado, actualmente en uso o destinado a ser utilizado en el futuro como escuela y propiedad de una parroquia o de la Arquidiócesis.

Comité Asesor de Transacciones Inmobiliarias (RETAC) – El Comité Asesor de Transacciones Inmobiliarias se compone de:

Vicario Obispo, del vicariato donde se encuentra ubicado el edificio;

Vicario General;

Presidente, Comité de Planificación Estratégica, Junta de la Escuela Católica Arquidiocesana;

el Canciller de las Escuelas Católicas;

Superintendente de Escuelas Católicas; y

Director Ejecutivo, Oficina de Servicios de Gestión

RETAC es presidido por el Vicario General con el propósito de administrar las solicitudes, convocando reuniones del Comité y transmitiendo recomendaciones al Arzobispo.

301.2 Aprobación de Ventas y Arrendamientos:

Todas las ventas y arrendamientos (incluidos los subarrendamientos) de cualquier edificio utilizado anteriormente, o que se pretenda utilizar en el futuro como escuela y propiedad de una parroquia, grupo de parroquias o la Arquidiócesis de Baltimore, requieren la aprobación del Arzobispo.

301.3 Solicitud de Aprobación de Venta, Arrendamiento o Subarrendamiento:

El (los) pastor (es) o director de vida pastoral de una parroquia o el jefe de la escuela (en el caso de una Escuela Arquidiocesana o una Escuela Colaborativa Arquidiocesana) que busque vender, arrendar o aprobar un subarrendamiento de un edificio (o parte de un edificio) usado anteriormente, que se usa actualmente o que se piensa usar en el futuro, deberá realizar una solicitud por escrito para la aprobación por parte del Arzobispo.

Procedimiento:
La solicitud de aprobación por escrito incluirá:

A) Una descripción completa de los edificios o partes del edificio que se pretendan vender, arrendar o subarrendar, incluyendo la descripción legal (información del plano/mapa del solar) y la ubicación del (de los) edificio (s);

B) El nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del posible comprador o arrendatario;

C) Una descripción detallada del uso previsto de los edificios o partes de los mismos que sean objeto de la venta, arrendamiento o subarrendamiento;

D) El impacto que tal uso pueda tener en cualquier área de las Escuelas Católicas;

E) El precio de compra o alquiler de la propiedad que es objeto de la solicitud, junto con información sobre el depósito y cualquier financiación, o información sobre el calendario para el arrendamiento; y

F) Si se trata de un contrato de arrendamiento o subarrendamiento, del plazo de arrendamiento y de las condiciones del contrato de arrendamiento o subarrendamiento.

301.4 Procesamiento de la Solicitud de Aprobación de la Venta, arrendamiento o Subarrendamiento:
Al recibir una solicitud de venta o arrendamiento de un edificio, la Oficina del Arzobispo enviará la solicitud al Vicario General quien iniciará el proceso de revisión por parte del RETAC.

Procedimiento:

A) El Vicario General informará al RETAC de la solicitud y dirigirá la solicitud a la Oficina de Investigación y Planificación para coordinar la preparación de un informe de debida diligencia que examine la solicitud y el impacto que la disposición del edificio pueda tener sobre la viabilidad y disponibilidad de las Escuelas Católicas en la Arquidiócesis.

B) La Oficina de Investigación y Planificación trabajará con la División de Instalaciones y Gestión Inmobiliaria y el Departamento de Escuelas Católicas para preparar un informe al RETAC.

301.5 Revisión de la Venta, Arrendamiento, o Subarrendamiento por parte del RETAC:
Al recibir el informe de debida diligencia, el RETAC se reunirá y preparará una recomendación por escrito al Arzobispo acerca de si aprueba o desaprueba la venta o arrendamiento, incluyendo en su comunicación una justificación para su recomendación.

301.6 Consulta con el RETAC:
A su discreción, el Arzobispo puede optar por consultar con el RETAC o la Junta Escolar Católica de la Arquidiócesis para obtener su consejo y opinión sobre la transacción propuesta.

301.7 Decisión del Arzobispo:
Después de recibir la recomendación y consultar con el RETAC según corresponda, el Arzobispo emitirá su decisión por escrito a la Parroquia o Escuela con respecto a la venta, arrendamiento o subarrendamiento en cuestión.


400 USO DE LA GANANCIA OBTENIDA POR LA VENTA O ARRENDAMIENTO DE UNA PROPIEDAD ESCOLAR

Esta política se aplica a la venta o arrendamiento de cualquier edificio escolar propiedad de una parroquia, grupo de parroquias o la Arquidiócesis de Baltimore que se haya utilizado como escuela desde el 1 de enero del 1990. En virtud del derecho canónico, la venta o arrendamiento de una escuela se considera un acto de administración extraordinaria y, como tal, requiere la aprobación del Arzobispo. Esta política tiene por objeto proteger las intenciones de los donantes de las escuelas. Las transacciones que impliquen la supresión o fusión de parroquias pueden seguir otros procesos.


401 DISPOSICIONES GENERALES


401.1 Definiciones y Alcance:

Esta política se aplica a lo siguiente:

Escuelas Arquidiocesanas – Cualquier escuela que sea propiedad y / u operada por la Arquidiócesis.

Escuelas Independientes – Cualquier escuela que sea propiedad y esté siendo operada por una comunidad religiosa o propiedad de una corporación civil controlada por una Junta de Directores laicos.

Escuelas Parroquiales – Cualquier escuela que sea propiedad y esté siendo operada por una parroquia dentro de la Arquidiócesis.

Escuelas Interparroquiales/Regionales – Cualquier escuela que se haya formado para servir a dos o más parroquias en la Arquidiócesis y tenga a parroquias como patrocinadores y / o como afiliados de la escuela.

Edificios escolares – Cualquier edificio donde el uso primario sea para la instrucción de estudiantes o para la administración de programas educativos.

Fondos Escolares – Cualquier fondo de educación Católica para el fomento de la educación Católica administrado por un órgano de gobierno que represente al Arzobispo.

 

401.2 Aprobación de Ventas y Arrendamientos:

Todas las ventas y arrendamientos de un edificio escolar requieren la aprobación del Arzobispo y serán administrados por la División de Instalaciones y Administración de Bienes Raíces (DFREM).

 

401.3 Cuota por Servicios:

Se pagará un honorario del 5% sobre el precio de venta de un edificio escolar a la Arquidiócesis por el servicio que conllevan estas transacciones, a menos que un corredor ejerciendo como tercera parte sea contratado. Con respecto a los arrendamientos de edificios escolares, se pagará a la Arquidiócesis por los servicios una tarifa equivalente al 5% del valor total de la renta pagada en el término inicial (o cualquier término de renovación para los contratos de arrendamiento existentes). La cuota de los arrendamientos se pagará una sola vez por cada arrendamiento.

Los servicios incluyen:

  • Servicios de consulta para identificar el mejor y mayor uso de la propiedad (excluye el costo de la evaluación).

  • Publicidad y marketing de la propiedad -preparación del “RFP” (Método para la Solicitud de Propuestas), correos, franqueo, llamadas telefónicas, puertas abiertas al público (“open houses”), visitas guiadas e inspecciones, publicación de avisos

  • Asistencia a la parroquia o a la escuela con las negociaciones de términos comerciales para la venta o arrendamiento

  • Trabajo jurídico y búsqueda de títulos

  • Preparación de contratos de venta, regímenes de condominio y documentos de arrendamiento

  • Preparación de solicitudes regulatorias, registros y permisos de acuerdo con el arrendamiento o la venta

  • Informe de inventario y de las condiciones de la propiedad

  • Representación en presentaciones públicas y foros

  • Investigación de méritos crediticios de inquilinos.

401.4 Aprobación Requerida para Corredores ejerciendo como Terceras Partes:

Por lo general, los corredores ejerciendo como tercera parte no se usan en transacciones de bienes raíces y sólo pueden ser contratados con la aprobación por escrito del Director Ejecutivo de la División de Servicios de Gestión (DMS) y en coordinación con DFREM.


402 UTILIZACIÓN DE LOS INGRESOS/ACTIVOS PROCEDENTES DE LA VENTA


402.1 De la Venta de Edificios de las Escuelas Parroquiales:

402.1.1 Reembolso de Deudas: Cuando se venda un edificio de una escuela parroquial, el producto neto se utilizará primero para pagar cualquier deuda de la parroquia o escuela a la Arquidiócesis, incluyendo, pero sin limitarse a deudas debidas por:

  • Seguro

  • Impuestos “Cathedraticum”

  • Valoración Especial previa no remunerada de las parroquias para el Apoyo a las Escuelas Católicas

  • Obligaciones por pensiones no financiadas

  • Préstamos pendientes de la parroquia o escuela del Fondo de Préstamo Interparroquial (“IPLF”) u otros préstamos de la Arquidiócesis

  • Cualquier otra obligación no pagada de la parroquia o escuela.

402.1.2 Ingresos Restantes después del Pago de Deudas: Después del reembolso de cualquier deuda y obligaciones, el producto neto restante se distribuirá de la siguiente manera, basado en el ofertorio promedio anual de la parroquia para los últimos tres años:

Parroquias con un ofertorio anual de menos de $300,000 por año (promedio de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
80% Parroquia Uso Parroquial sin Restricciones
20% Fondo Escolar Dotación Arquidiocesana para la Educación

Parroquias con un ofertorio anual entre $300,000 – $399,999 (promedio de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
75% Parroquia Uso Parroquial sin Restricciones
25% Fondo Escolar Dotación Arquidiocesana para la Educación

Parroquias con un ofertorio anual de $400,000 y más (promedio de tres años).

Porcentaje

Distribuido a:

Uso

70%

Parroquia

Uso Parroquial sin Restricciones

30%

Fondo Escolar

Dotación Arquidiocesana para la Educación

402.2 De la Venta de Edificios Inteparroquiales:

La distribución del producto entre las parroquias patrocinadoras y / o afiliadas se regirá por los estatutos u otros documentos de gobierno. Cada parroquia con derecho a los ingresos distribuirá sus ingresos de acuerdo con una de las tres fórmulas anteriores, según lo dictado por el ofertorio anual de cada parroquia.

402.3 De la Venta de Edificios Escolares Arquidiocesanos:

Todos los ingresos procedentes de la venta de un edificio de una Escuela Arquidiocesana se pagarán a la Arquidiócesis a menos que el edificio haya sido arrendado por la Arquidiócesis a una parroquia para su uso como escuela. En ese caso, el producto de la venta sigue la política anterior con respecto a la venta de los edificios de las escuelas parroquiales.



403 UTILIZACIÓN DE LOS ARRENDAMIENTOS PROCEDENTES DE EDIFICIOS ESCOLARES PARROQUIALES


El producto neto se distribuirá de la siguiente manera, basado en el ofertorio promedio anual de la parroquia durante los últimos tres años y si la parroquia tiene deudas y obligaciones pendientes, incluyendo, pero no limitándose a:

  • Seguro

  • Impuestos “Cathedraticum”

  • Evaluación Especial previa no remunerada de las parroquias para el Apoyo a las Escuelas Católicas

  • Obligaciones por pensiones no financiadas

  • Préstamos pendientes de la parroquia o escuela del IPLF u otros préstamos de la Arquidiócesis.

  • Cualquier otra obligación no pagada de la parroquia o escuela.

PARROQUIAS O ESCUELAS QUE TIENEN DEUDAS Y OBLIGACIONES CON LA ARQUIODIOCESIS

Parroquias con un ofertorio anual de menos de $100,000 por año (promedio de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
47.5% Parroquia Determinado por la Parroquia
2.5% Fondo Escolar Fondo Escolar
50% Arquidiócesis Reembolso de Deudas y Obligaciones

Parroquias con un ofertorio anual de menos de $200,000 por año (promedio de tres años).

Porcentaje

Distribuido a:

Uso

45%

Parroquias

Determinado por la Parroquia

5%

Fondo Escolar

Fondo Escolar

50%

Arquidiócesis

Reembolso de Deudas y Obligaciones

Parroquias con un ofertorio anual de menos de $300,000 por año (promedio de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
40% Parroquias Determinado por la Parroquia
10% Fondo Escolar Fondo Escolar
50% Arquidiócesis Reembolso de Deudas y Obligaciones

Parroquias con una oferta anual entre $300,000 y $399,999 por año (media de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
30% Parroquias Determinado por la Parroquia
10% Fondo Escolar Fondo Escolar
60% Arquidiócesis Reembolso de Deudas y Obligaciones

Parroquias con un ofertorio anual de $400,000 y más (promedio de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
10% Parroquias Determinado por la Parroquia
20% Fondo Escolar Fondo Escolar
70% Arquidiócesis Reembolso de Deudas y Obligaciones

PARROQUIAS O ESCUELAS SIN DEUDAS Y OBLIGACIONES CON LA ARQUIDIOCESIS

Parroquias con un ofertorio anual de menos de $300,000 por año (promedio de tres años).

Porcentaje Distribuido a: Uso
80% Parroquias Determinado por la Parroquia
20% Fondo Escolar Fondo Escolar

600 DIRECTRICES PARA EL USO O ALQUILER DE INSTALACIONES DE LA IGLESIA POR INDIVIDUOS O GRUPOS EXTERNOS


601 DIRECTRICES


601.1 Uso Guiado por las Enseñanzas y Misiones:

El uso de las instalaciones de la parroquia y la escuela siempre debe guiarse por las enseñanzas y la misión de la Iglesia.

601.2 Responsabilidad para Garantizar el Uso Consecuente:

El Pastor / PLD es responsable de asegurar que todo el uso de las instalaciones de la iglesia sea completamente consecuente con las enseñanzas de la Iglesia y apoye la misión de la Iglesia.

Procedimiento:

Cualquier pregunta sobre el uso apropiado de las instalaciones de la iglesia debe dirigirse a la Canciller.

601.3 Uso por parte de Individuos y Grupos Externos:

La Arquidiócesis admite que las parroquias y las escuelas puedan permitir que sus instalaciones sean utilizadas o alquiladas por parroquianos individuales, familias de estudiantes escolares o por grupos que no estén directamente afiliados a la parroquia. Tal uso debe apoyar la misión religiosa, educativa o caritativa de la parroquia.

601.4 Recibo de Ingresos por Alquiler:

En conformidad con las preguntas y respuestas que siguen, las parroquias pueden recibir ingresos del alquiler de las instalaciones de la parroquia a los feligreses u organizaciones sin fines lucrativos.

601.5 Otras Restricciones sobre el Alquiler:

Las instalaciones de la iglesia no deben alquilarse a entidades comerciales ni a personas sin conexión con la parroquia / escuela, y los usuarios deben cumplir con el contrato, el seguro y las políticas de protección infantil de la Arquidiócesis, incluidos los discutidos en las siguientes Preguntas y Respuestas.


602 PREGUNTAS Y RESPUESTAS QUE ORIENTAN SOBRE EL USO O ALQUILER DE INSTALACIONES DE IGLESIAS POR INDIVIDUOS O GRUPOS EXTERNOS.


P: ¿Aborda esta política el arrendamiento a largo plazo o la licencia de propiedad de una parroquia o escuela?

R: No. Las preguntas relacionadas con el arrendamiento o la concesión de licencias deben dirigirse a la División de Instalaciones y Administración de Bienes Raíces de la Arquidiócesis.

P: ¿Quién puede alquilar o usar temporalmente nuestras instalaciones parroquiales / escolares?

R: Además de la parroquia o la escuela misma, las instalaciones pueden ser utilizadas por parroquianos individuales o familias de la escuela o por organizaciones sin fines de lucro o comunitarias para ayudar con la misión de la Iglesia. Las instalaciones no se deben alquilar a entidades comerciales con fines de lucro. Por ejemplo, un salón parroquial se puede alquilar a un feligrés para una recepción después de una boda o al grupo de ex alumnos de una escuela secundaria católica local para una reunión, pero no a un estudio de baile con fines de lucro para clases que sean pagadas.

P: ¿Cómo determina nuestra parroquia / escuela si una solicitud particular para usar nuestras instalaciones proviene de una organización externa en lugar de la parroquia / escuela misma?

R: Si el grupo que solicita el uso de las instalaciones se incorpora por separado o tiene su propia designación sin fines de lucro, se debe considerar que proviene de una organización externa. Si la solicitud proviene de un grupo y el evento no es únicamente para el beneficio de la parroquia / escuela y no está controlado por su parroquia / escuela, se debe considerar que proviene de una organización externa. Si hay una solicitud particular para el uso de sus instalaciones y no puede determinar el estado del solicitante, comuníquese con el Canciller.

P: ¿Para qué puede nuestra parroquia / escuela permitir que una organización individual o externa use las instalaciones?

R: Cualquier uso propuesto debe ser consecuente con la misión de la Iglesia Católica y de su parroquia / escuela y, al menos, no debe entrar en conflicto con las enseñanzas de la Iglesia Católica. Si le preocupa si las actividades propuestas son consecuentes con las enseñanzas de la Iglesia, comuníquese con el Canciller.

P: ¿Se requiere un acuerdo escrito para el uso de las instalaciones de la parroquia / escuela por un individuo o una organización externa?

R: Sí. Se debe completar un acuerdo por escrito, mediante un formulario aprobado por la Arquidiócesis, cada vez que una organización individual o externa use sus instalaciones. Un acuerdo estándar de uso de instalaciones está disponible en la Oficina de Administración de Riesgos de la Arquidiócesis (410-547-5424).

P: ¿Existen restricciones o limitaciones en cuanto a la duración de la disponibilidad de nuestras instalaciones para un individuo en particular o para una organización externa?

R: Sí. Estas pautas referidas a individuos y organizaciones externas que usan sus instalaciones para un solo evento. Se define un solo evento como aquel que no exceda las 72 horas de duración directa o que no exceda más de 12 eventos de un solo día dentro de un período de 12 meses. Si la frecuencia o el término del uso exceden estos parámetros, debe contar con un acuerdo de arrendamiento o licencia con la organización individual y / o externa y debe consultar con la División de Instalaciones y Administración de Bienes Raíces de la Arquidiócesis.

P: ¿Existen requisitos de seguro relacionados con el uso por parte de un individuo o fuera de esta organización?

R: Sí. De acuerdo con el Acuerdo de Uso de Instalaciones de la Arquidiócesis mencionado anteriormente, se debe proporcionar un certificado de seguro que demuestre que la organización individual o externa tiene un mínimo de $1,000,000 en cobertura de responsabilidad general. El certificado también debe nombrar a su parroquia / escuela (usando el nombre legal de su ubicación) y al Arzobispo de Baltimore, una Corporación Única, como asegurados adicionales bajo la póliza de seguro con el fin del uso de las instalaciones.

P: ¿Se puede hacer algo por una organización individual o externa que no tenga la cobertura de seguro requerida?

R: Debe comunicarse con la Oficina de Administración de Riesgos de la Arquidiócesis (410-547-5424). A través de la Oficina de Administración de Riesgos, la organización individual o externa puede organizar la política para un evento especial de un día o una política de eventos recurrentes que cumplan con la obligación de proporcionar

$1,000,000 en cobertura de responsabilidad general.

P: ¿Puede una organización externa y / o una persona tener alcohol disponible mientras usa nuestras instalaciones?

R: Bajo ninguna circunstancia puede una parroquia / escuela permitir un estilo de evento en el que se “traiga su propia botella” (“BYOB”). Está a su discreción permitir que las personas o las organizaciones externas sirvan alcohol de manera responsable y de la manera permitida por la ley, si se cuenta con un seguro, supervisión, permisos y seguridad adecuados. Como parte de permitir el consumo de alcohol, es extremadamente importante que se recuerde a la organización individual o externa que deben obtener los permisos necesarios de la junta local de licor. Se debe proporcionar evidencia de tener la licencia adecuada y cobertura de responsabilidad por licor antes del evento.

P: ¿Puede una organización individual o externa tener actividades de juegos de azar mientras usa nuestras instalaciones?

R: Está a su discreción permitir que una organización individual o externa participe en

actividades legales de juego como parte del uso de sus instalaciones. Como parte del proceso para permitir las actividades de juego legales, es extremadamente importante que se recuerde a la organización individual o externa que deben obtener todos los permisos necesarios del departamento local de licencias. Deben de proporcionarle evidencia sobre la debida licencia antes del evento.

P: ¿Puede una organización individual o externa usar nuestras instalaciones para su propio propósito comercial?

R: No. El uso de instalaciones parroquiales / escolares por o para negocios externos plantea numerosos problemas que incluyen la posible pérdida de exenciones impositivas, la exposición a licencias y violaciones de permisos, la creación de obligaciones tributarias comerciales no relacionadas y la creación de una acomodación pública. Por ejemplo, una parroquia / escuela no debe permitir que un individuo utilice sus instalaciones comerciales de cocina para operar un negocio de catering, ni una parroquia / escuela debe alquilar sus instalaciones a una empresa con fines de lucro.

P: ¿Puede una organización individual o externa utilizar nuestras instalaciones para fines políticos partidistas?

R: No. Una parroquia o iglesia no puede hacer que sus instalaciones estén disponibles para un individuo u organización externa para actividades políticas partidistas ni a candidatos, partidos políticos o cualquier organización política que apoye o se oponga a candidatos políticos. Esto no restringe a los eventos aprobados por la iglesia que no son partidistas y no apoyan ni se oponen a un candidato, como los eventos de la Conferencia Católica de Maryland o los eventos de la parroquia que apoyen / se oponen a los referendos.

P: ¿Puede la Arquidiócesis ayudar a desarrollar una política estándar que aborde cuestiones detalladas relacionadas con el permiso para que personas y organizaciones externas utilicen nuestras instalaciones?

A: Sí. La Arquidiócesis alienta a las parroquias y escuelas a desarrollar un documento sobre políticas que aborden la gran variedad de cuestiones prácticas que surgen con referencia al alquiler y el uso de las instalaciones. Teniendo una política documentada implementada ayuda a garantizar la coherencia y las mejores prácticas, y para ello la Oficina de Administración de Riesgos de la Arquidiócesis tiene un resumen de los temas para dicha política y pueden consultarles para desarrollar dicha política.

P: ¿Nuestras instalaciones pueden ser utilizadas por una organización individual o externa para realizar una producción de cine o televisión?

R: No sin consulta y aprobación escrita por parte del Director de Comunicaciones de la Arquidiócesis.

P: ¿Cuáles son las restricciones para una parroquia o escuela que anuncia que sus instalaciones están en alquiler?

R: Las parroquias y las escuelas no deben anunciar el uso o el alquiler de sus instalaciones al público en general, por ejemplo, a través de publicidad de circulación general. Las comunicaciones internas, como los boletines parroquiales y los boletines escolares, se pueden utilizar para informar a los feligreses y a las familias de la escuela sobre las instalaciones disponibles.

P: ¿Hay alguna restricción en la organización individual o externa cuando se anuncia o comercializa su evento?

A: Los individuos y grupos externos deben ser informados de que cualquier publicidad o material publicitario en el que se use el nombre o las imágenes de su ubicación para la publicidad debe contar con previa aprobación.

P: ¿Cuáles son los requisitos de la política de protección de niños y jóvenes de la Arquidiócesis para individuos u organizaciones externas que usen nuestras instalaciones?

A: De acuerdo con la Declaración de Política de la Arquidiócesis de Baltimore para la Protección de Niños y Jóvenes, cuando las parroquias o las escuelas alquilen o permitan el uso de sus instalaciones para programas en los que los adultos vayan a tener un “contacto sustancial” con los niños, las parroquias o escuelas deben obtener una verificación por escrito por parte de las personas y las organizaciones de que sus empleados / voluntarios han tenido una revisión de antecedentes para un historial de abuso infantil o condenas penales. La póliza de seguro de las personas u organizaciones (nombrando la ubicación y la sociedad anónima exclusiva como asegurados adicionales) debe incluir la cobertura para el abuso sexual de menores. Estas expectativas deben estar escritas en el contrato también. El “contacto sustancial” se define como contacto con los niños, en el cual la duración y el alcance tanto del tiempo como de la exposición a los niños no sean ni infrecuente ni limitados pudiendo ocurrir de manera rutinaria y / o continua. Esto incluye a todas las actividades nocturnas con niños. Eventos como recepciones de bodas, fiestas, etc. no se considerarán como un contacto sustancial con los niños. Sin embargo, los eventos tales como las reuniones de Girl´s Scouts, las funciones de Home School, etc. se consideran programas / servicios donde los adultos pueden tener contacto sustancial con niños y jóvenes.

P: ¿Qué es un alojamiento público?

R: Según la ley de Maryland, la definición de acomodación pública incluye hoteles, restaurantes, lugares de exhibición o entretenimiento (incluidos cines y salas de conciertos), establecimientos minoristas (que ofrecen productos, servicios, entretenimiento, recreación o transporte) e instalaciones similares.

P: ¿Las instalaciones de la parroquia y la escuela alquiladas se consideran alojamientos públicos?

R: Generalmente no, pero la determinación de si una instalación es una acomodación pública se hace caso por caso. Restringir el uso y la publicidad de las instalaciones de la parroquia / escuela como se indica en estas preguntas y respuestas reduce la posibilidad de que sus instalaciones se consideren lugares públicos.

P: ¿Por qué es importante si una instalación parroquial se considera como un alojamiento público?

R: Las acomodaciones públicas pueden estar sujetas a reclamos legales adicionales por parte del gobierno o individuos basados en alegaciones de discriminación por motivos de raza, sexo, edad, color, creencias, origen nacional, estado civil, orientación sexual o discapacidad. Además, si una instalación parroquial / escolar es un alojamiento público, podría ser necesario realizar modificaciones estructurales adicionales necesarias para que la instalación sea adecuada para el acceso y el uso de una persona con discapacidad, como entradas accesibles, baños, plazas de estacionamiento, lugares para sentarse y pasarelas.

P: ¿Las instalaciones de la iglesia pueden negarse a alquilar a una pareja del mismo sexo en relación con su boda o recepción de bodas?

R: Sí, la ley de Maryland es clara de que una parroquia / escuela Arquidiocesana puede negarse a alquilar sus instalaciones en relación con una boda del mismo sexo o una recepción de bodas.

P: ¿Tiene la parroquia que pagar impuestos sobre los ingresos por el alquiler de sus instalaciones?

R: Generalmente no. La mayoría de los ingresos por alquiler de bienes inmuebles (es decir, el alquiler del edificio) están excluidos de la aplicación del impuesto sobre la renta comercial no relacionado. Sin embargo, para calificar para la exclusión, el alquiler no debe calcularse por referencia a los ingresos netos o ganancias del inquilino. Además, la parroquia / escuela no facilitará servicios sustanciales al inquilino (por ejemplo, servicio de alimentos y bebidas, instalación / limpieza), a menos que dichos servicios sean prestados por voluntarios que no sean empleados. La parroquia / escuela también puede alquilar propiedad personal (por ejemplo, mesas y sillas) en relación con el alquiler de las instalaciones, siempre que el alquiler de la propiedad personal sea del 10% o menos del alquiler total pagado. La parroquia / escuela puede proporcionar servicios públicos, conserjes y servicios de seguridad.

P: ¿Existen reglas fiscales especiales para los ingresos de alquiler si hay deuda con la instalación particular que se alquila (por ejemplo, con un préstamo del “IPLF” [Fondo de Préstamos Interparroquial])?

R: Sí. Si la propiedad alquilada está “financiada con deuda”, lo que significa que la parroquia tiene deudas impagas incurridas para adquirir o mejorar la propiedad, la renta estará sujeta a impuestos si es que menos del 85% de la propiedad está dedicada a su propósito de exención impositiva (caritativa / religiosa). Esta determinación se basa en todos los hechos y circunstancias, incluida la cantidad de tiempo y la parte de la propiedad que se utiliza para fines exentos (religiosos y caritativos) en comparación con todos los propósitos.

P: ¿Existen reglas especiales sobre el impuesto sobre la renta para los ingresos por alquileres de actividades poco frecuentes?

A: Sí. Si la actividad de alquiler es muy poco frecuente (es decir, no más de unas pocas veces al año), es probable que se considere que no se realiza “con regularidad” y los ingresos, independientemente de la aplicación de las reglas descritas anteriormente, estaría exentos del impuesto sobre la renta empresarial no relacionado.

P: ¿El alquiler de las instalaciones de la parroquia / escuela puede poner en peligro nuestro estado exento de impuestos federal 501 (c) (3)?

R: El alquiler de las instalaciones de la parroquia / escuela no debe poner en peligro el estado exento de impuestos de la parroquia / escuela siempre y cuando los ingresos, junto con todos los demás ingresos de actividades no relacionadas con los fines caritativos de la parroquia, no representen una parte sustancial del ingreso total de la parroquia. El  Servicio de Impuestos Internos (“IRS”) y los tribunales no han cuantificado qué cantidad de ingresos tributarios comerciales no relacionados pondría en peligro el estado exento de una organización, pero cuando el alquiler de instalaciones es una pequeña parte de las actividades e ingresos generales de la parroquia / escuela, es poco probable que el alquiler de las instalaciones parroquiales pueda causar que una parroquia pierda su estado exento de impuestos 501(c)3.

P: ¿El alquiler de las instalaciones puede afectar nuestra exención del impuesto a la propiedad real bajo la ley de Maryland?

A: Sí. La exención de impuestos a la propiedad real bajo la ley de Maryland generalmente requiere la propiedad de las organizaciones sin fines de lucro para ser “en realidad” y “exclusivamente” utilizada para propósitos caritativos y / o religiosos sin fines de lucro. El uso o el alquiler de instalaciones por parte de entidades comerciales o personas ajenas a la parroquia / escuela crea un riesgo indebido de que su exención del impuesto a la propiedad inmobiliaria pueda verse afectado.

P: ¿A quién debo llamar si tengo preguntas sobre el uso de las instalaciones?

R: Los servicios centrales de la Arquidiócesis agradecerán la oportunidad de discutir estos asuntos con usted en mayor detalle y le recomendamos que llame a cualquiera de nosotros si tiene alguna pregunta:

Contratos y seguros: Tom Alban, Director de Gestión de Riesgos, 410-547-5424

Protección infantil: Jerri Burkhardt, Directora de Protección de Niños y Jóvenes, 410-547-5368

Coherencia con las Enseñanzas de la Iglesia: Diane Barr, Canciller, 410-547-5303

Uso de las instalaciones: Nolan McCoy, Director de Instalaciones, 410-547-5335

Legal: Dave Kinkopf, Gallagher Evelius & Jones, 410-727-7702