POLITICAS

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ACERCA DE


Las políticas de la Arquidiócesis presentadas en esta página web son las normas y directrices de la Arquidiócesis de Baltimore y están diseñadas para ser consistentes con su mission. Todas las practicas de procedimientos operativos internos, reglas y normas de cada escuela, parroquia y agencias deben ser consistentes con estas politicas y no pueden contradecirlas.

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100 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA NUEVOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN, RENOVACIONES Y MANTENIMIENTO DE CAPITAL

Estas políticas y procedimientos se aplican al desarrollo y ejecución de nuevos proyectos de construcción, renovación y mantenimiento de capital.
El Departamento de Servicios de Gestión (DMS) supervisa y administra los bienes temporales de la Arquidiócesis. El Director Ejecutivo del DMS es el principal contacto para el inicio del proceso de aprobación del proyecto de capital.

La División de Instalaciones y Gestión Inmobiliaria (DFREM) apoya proyectos de capital desde el concepto hasta su finalización y garantía.

Estas políticas y procedimientos son revisados por la Comisión de Asesoría de Instalaciones y Bienes Raíces de la Arquidiócesis (FREAC). La membresía del FREAC incluye pastores, construcción, instalaciones y profesionales de bienes raíces con experiencia significativa y experiencia técnica en el desempeño exitoso de proyectos de capital y bienes raíces. FREAC proporciona asesoramiento general en el desarrollo de políticas y procedimientos, revisa proyectos de capital y transacciones de bienes raíces, y a su vez proporciona recomendaciones al Arzobispo.

La División de Servicios de Información brinda asistencia en la valoración y evaluación de las necesidades tecnológicas (ordenadores, cableado, telefonía y sistemas de seguridad), “RFPs” (Solicitud de Propuestas), comparaciones de costos, etc. El Director de Servicios de Información también ejerce como miembro del FREAC.

La División de Gestión de Riesgos está involucrada en la vinculación y cobertura de riesgos durante y después de la finalización. Si el proyecto está relacionado con el reemplazo o la reparación de un accidente, incendio u otro daño físico, la División de Gestión de Riesgos ayuda a obtener fondos de seguro para pérdidas que estén cubiertas.

El Departamento de Desarrollo apoya la evaluación de oportunidades de recaudación de fondos, consultores y técnicas.

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100 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA NUEVOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN, RENOVACIONES Y MANTENIMIENTO DE CAPITAL

Los proyectos de capital se clasifican en una de cuatro categorías basadas en el Coste Total del Proyecto (TPC) y si el proyecto involucra ciertos aspectos ambientales, estructurales o litúrgicos. Las políticas y procedimientos aplicables a un proyecto varían dependiendo de la categoría del proyecto.

Procedimiento:

  1. A) TPC incluye el coste de todas las fases de un proyecto o programa, independientemente de la duración o programación, incluyendo los costes del diseño, construcción, mobiliario, permisos, contingencia e inflación.
  2. B) El Diagrama de Flujo de Proyectos de Capital, disponible aquí, ayuda a explicar la categorización adecuada de los proyectos.
  3. C)El ciclo de vida de los proyectos de capital, disponible aquí, ofrece una visión general del proceso para completar un proyecto de capital desde la concepción hasta la finalización y la garantía.
  4. D)Las Acciones Requeridas por los proyectos de capital por categoría de proyecto, disponibles aquí, proporcionan un resumen de las acciones requeridas para cada categoría de proyecto durante el ciclo de vida del proyecto.

101.1 Proyectos de Categoría I:

La categoría I incluye cualquier proyecto, independientemente del TPC, que involucre cuestiones ambientales (por ejemplo, amianto, plomo / pintura de plomo, tanques de combustible subterráneos, radón, calidad del aire interior u otras sustancias/condiciones peligrosas), espacio litúrgico (en particular, Santuario de una iglesia o capilla), componentes estructurales o el techo de un edificio o propiedad, o el reemplazo de la caldera.

Procedimiento:

      • A) Los proyectos de Categoría I deben ser aprobados por el DFREM antes del inicio o la ejecución del contrato.

B) Los proyectos de Categoría I también podrán ser parte de o clasificados como proyectos de Categoría II, III o IV basados en el TPC, siempre y cuando se respeten también políticas y procedimientos más restrictivos aplicables a proyectos de Categoría I.

101.2 Proyectos de Categoría II:

Para las parroquias con un ofertorio anual de $400,000 o menos, la Categoría II incluye proyectos con un TPC de menos de $30,000. Para las parroquias con una oferta anual superior a $400,000, la Categoría II incluye proyectos con un TPC de más de $50,000.

Procedimiento:

A) Las parroquias / escuelas pueden proceder con Proyectos de Categoría II sin aprobación (excepto cuando el proyecto incluya un Proyecto de Categoría I).

B) El personal del DFREM está disponible para consulta y asesoramiento sobre proyectos de Categoría II y tiene pautas disponibles para el uso de la parroquia / escuela con relación a la evaluación del proyecto, contenido del contrato y estándares legales.

101.3 Proyectos de Categoría III:

La categoría III incluye a los proyectos con un TPC de más de $50,000 pero menos de $300,000.

Procedimiento:

Los proyectos complejos (incluidos aquellos con requisitos inusuales del proyecto o dificultades potenciales) puede ser incluido en la Categoría III a discreción del personal del DFREM incluso si el proyecto tiene un TPC de menos de $50,000.

101.4 Proyectos de Categoría IV:

La Categoría IV incluye proyectos con un TPC de $300,000 o más.

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102 POLITICAS CONTRACTUALES

102.1 Requerimientos Legales:

102.1.1 Revisión Legal: Las parroquias, escuelas y otras entidades relacionadas con la Arquidiócesis se pondrán en contacto con Gallagher Evelius & Jones LLP, Asesor Jurídico Arquidiocesano (ALC), para la preparación y revisión de todos los contratos, arrendamientos y cualquier documento relacionado con la enajenación de bienes, incluyendo escrituras, acuerdos de uso, licencias de intereses de propiedad, documentos de título, encuestas y / u otros artículos a ser registrados a menos que se autorice expresamente a proceder sin la revisión por parte del ALC, según las Políticas y Procedimientos para Nuevas Construcción, Renovaciones y Proyectos de Mantenimiento de Capital.

102.1.2 Titulación Corporativa: El título legal de todos los edificios y bienes inmuebles (todos los terrenos y mejoras) será a nombre de una corporación u otra entidad de responsabilidad limitada, según lo aprobado por el DMS (Dpto. De Servicios de Gestión).

102.1.3 Accesibilidad para Discapacitados: Todos los nuevos proyectos de construcción y renovación deben cumplir totalmente con todas las leyes, reglamentos, códigos y ordenanzas aplicables con relación a la accesibilidad para las personas con discapacidades y bajo las pautas y políticas de accesibilidad establecidas por la Arquidiócesis, Conferencia Episcopal Católica de los Estados Unidos (Ejemplo, “Built of Living Stone”) u otros órganos rectores Católicos Romanos. Se hará todo esfuerzo razonable y práctico para poner todos los edificios y propiedades existentes en total cumplimiento.

102.1.4 Cumplimiento de las Leyes Ambientales: Todos los nuevos proyectos de construcción, renovación y mantenimiento deberán cumplir plenamente con todas las leyes y reglamentos ambientales aplicables.

Procedimiento:
A) Debido a las estrictas leyes federales y estatales sobre materiales peligrosos, se debe notificar a los trabajadores que participen en la demolición, adiciones o renovaciones de aquellas áreas de cualquier edificio que contengan tales materiales.
B) El DFREM debe ser contactado con anticipación para la consulta sobre proyectos que involucren materiales peligrosos.
C) En los edificios escolares, los materiales que contienen asbestos están claramente indicados en el Plan de Manejo del Asbesto (Plan AHERA), el cual es guardado bajo archivo por el director y el DFREM y disponible para inspección. El Plan de Manejo del Asbesto debe ser actualizado si se descubre o remueve material con asbestos. Las copias de cualquier documento de trabajo relacionado con el amianto deben ser archivadas por el DFREM y, si procede, con el director para las actualizaciones del Plan de Manejo de Asbestos.
D) El personal profesional calificado debe examinar cuidadosamente cualquier material de construcción sospechoso antes de que sea tocado o alterado.

102.2 Políticas del Contrato:

102.2.1 Firma de Contrato Autorizado: Los contratos de más de $300,000 y todos los contratos de servicios profesionales (arquitecto, ingeniero, planificador, etc.) sólo pueden ser firmados por el Arzobispo. Los contratos de menos de $300,000 pueden ser firmados por el pastor, obispo vicario o PLD (Director de Vida Pastoral) una vez que se hayan obtenido todas las aprobaciones requeridas por estas Políticas y Procedimientos para Nuevas Construcciones, Renovaciones y Proyectos de Mantenimiento de Capital.

102.2.2 Revisión del DFREM de Ciertos Contratos:
Los siguientes contratos deben ser presentados al DFREM para su revisión por el DFREM y ALC:

  • Categoría I, III y IV contratos;
  • Contratos para la investigación de suelos y servicios de evaluación de ingeniería durante el proceso de diseño;
  • Contratos de inspección y pruebas de códigos obligatorios durante el proceso de construcción; y
  • Contratos para inspección de la construcción independiente en el sitio o servicios de administración no requeridos mediante código durante el proceso de construcción.

102.2.3 Contratos de Servicios Profesionales:
Los contratos de servicios profesionales deben seguir el formulario enmendado correspondiente del Instituto Americano de Arquitectos (AIA) u otro formulario aprobado.

102.2.4 Órdenes de Cambio:
Todos los cambios a cualquier contrato que resulten en un cambio de alcance, créditos o extras, deben ser documentados por una Enmienda u Orden de Cambio escrita preparada por el Contratista, Arquitecto o Director de Proyecto y aceptada por el pastor y el Contratista o Arquitecto si fuera necesario. Cualquier modificación que altere sustancialmente los términos de un contrato debe ser revisada por el DFREM y el ALC.

102.3 Método de Entrega:
Los proyectos serán entregados por el método de Diseño-Licitación-Construcción. Los métodos alternativos de entrega, tales como Gestión de la Construcción o Construcción de Diseño, sólo se permiten mediante un permiso escrito del Arzobispo.

102.4 Vinculación y Seguro:

Los siguientes requisitos de vinculación y seguro se aplican a los proyectos de capital como sigue:

  • Todos los Proyectos de Categoría IV deben tener Bonos de Rendimiento y Pago del Contratista por el valor total del proyecto en los formatos estipulados en el AIA documento A312. La empresa de fianzas debe ser aprobada por la División de Gestión de Riesgos.
  • Pueden requerirse Licitantes para Proyectos de Categoría IV para obtener Bonos de Oferta de un porcentaje requerido del TPC, garantizando que el contratista firmará el contrato por la cantidad de la oferta.
  • La cobertura del riesgo del constructor será proporcionada por el contratista en todos los proyectos. Esta cantidad variará según el proyecto y será determinada por la División de Gestión de Riesgos.
  • La cobertura de responsabilidad general que nombra a la Arquidiócesis como un asegurado adicional será requerida a todos los contratistas que trabajen en cualquier propiedad de la Arquidiócesis o de la parroquia / escuela, bajo una cantidad determinada por la División o Administración de Riesgos.
  • La cobertura de responsabilidad profesional que nombra a la Arquidiócesis como asegurado adicional será requerida a todos los arquitectos que realicen un trabajo para cualquier proyecto Arquidiocesano o parroquial / escuela.

Los requisitos detallados de cobertura de seguros para proyectos de capital están disponibles aquí.

102.5 Aplicabilidad de las Políticas del Contrato:

Una hoja de cálculo que resume la aplicabilidad de las políticas de contrato anteriores está disponible aquí.

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103 POLÍTICAS PARA PROFESIONALES

103.1 Conflictos de Interés:

La contratación de cualquier consultor, contratista o subcontratista estará sujeta y de acuerdo con la Política de Conflictos de Interés de la Arquidiócesis, disponible aquí. En general, un parroquiano, o cualquier compañía en la cual un parroquiano tenga un interés personal, no será contratado como consultor, contratista o subcontratista en un proyecto en una parroquia donde el parroquiano está registrado.

103.2 Contrato de Profesionales:

Un contrato que refleje los servicios específicos a ser proporcionados se ejecutará en la selección y aprobación de un profesional.

103.3 Contratistas:

103.3.1 Licitación Competitiva: Se requerirá licitación competitiva para todos los proyectos de Categoría I, III o IV. Se recomiendan por lo menos tres (3) ofertas competitivas para proyectos de Categoría II. Las excepciones a esta política se otorgarán únicamente en casos extraordinarios en los que el Arquitecto haya proporcionado información suficiente para permitir al DFREM comparar el alcance de la obra y el precio del contratista seleccionado con respecto a otros contratistas en el área siendo suficiente para determinar que el precio de la cuota sea competitivo.

103.3.2 Precalificación de Contratistas: El DFREM precalificará y recomendará contratistas generales [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] para todos los proyectos de Categoría I y IV.

103.3.3 Licencias y Seguros: Los certificados de seguro para los Contratistas Generales y todos los subcontratistas que cumplan con los requisitos Arquidiocesanos deberán ser entregados a la División de Gestión de Riesgos [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] con copias al DFREM. Solamente los contratistas con licencia, asegurados y certificados deben realizar la eliminación de cualquier material peligroso (por ejemplo, amianto, tanques de aceite, etc.).

103.4 Arquitectos:

103.4.1 Precalificación Requerida: Sólo los arquitectos pre-calificados [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] pueden realizar trabajos en Proyecto Arquidiocesano, independientemente de la categoría.

103.4.2 Seguros: Los certificados de seguro para el arquitecto que cumplan con los requisitos de la Arquidiócesis deberán ser presentados a la División de Gestión de Riesgos [BROKEN LINK – PROBLEM WITH ARCHBALT WEBSITE] con copias al DFREM.

103.4.3 Comité de Selección de Proyectos: Para los proyectos de Categoría IV, el arquitecto será seleccionado por un Comité de Selección de Proyectos, el cual incluirá al pastor, el presidente de la parroquia / escuela y un representante del comité de finanzas de la parroquia / escuela. El DFREM emitirá una Solicitud de Propuesta (RFP) a los arquitectos, y de las respuestas seleccionará no más de tres (3) firmas para ser entrevistadas por el Comité de Selección de Proyectos. Después de las entrevistas, el Comité de Selección de Proyectos hará la selección final con el asesoramiento y aprobación del DFREM.

103.4.4 Cambios Estructurales: Cualquier cambio estructural requerido a cualquier propiedad debe ser diseñado e inspeccionado por un ingeniero estructural registrado precalificado por el DFREM. Los cambios estructurales incluyen la construcción o instalación de nuevos edificios y adiciones, así como cualquier modificación a un edificio / propiedad que comprometa la seguridad o integridad de una estructura o sitio.

103.4.5 Cambios en los Sistemas de Construcción: Cualquier cambio, renovación, modificación o adición a un sistema importante de construcción (por ejemplo, mecánico, eléctrico, techado, etc.) debe ser revisado por un consultor recomendado por el DFREM antes de la ejecución de cualquier contrato para dicho cambio.

103.4.6 Cumplimiento de las Normas Arquidiocesanas: El arquitecto de cualquier proyecto deberá cumplir con las normas Arquidiocesanas establecidas por el DFREM, incluyendo las “Normas Electrónicas para la Gestión de Instalaciones y Diseño. “

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104 POLÍTICAS FINANCIERAS

104.1 Alcance:

Las siguientes políticas financieras se aplican a todos los proyectos, excepto a los proyectos de Categoría II.

104.2 Requerimientos Financieros:

Salvo en circunstancias excepcionales, según lo determine el Arzobispo o el Director Ejecutivo del DMS, el Director Ejecutivo del DMS debe confirmar que se han cumplido los siguientes requisitos antes de que se apruebe el proyecto.

104.2.1 Fondo de Contingencia: Para estar preparado para las contingencias, la parroquia / escuela debe tener fondos de reserva en el Fondo de Préstamos InterParish (IPLF) suficientes para cubrir los gastos de operación de la parroquia / escuela durante al menos cuatro (4) meses. Este monto se suma a las cantidades en efectivo que la parroquia / escuela debe tener a mano.

104.2.2 Dinero en Efectivo: La parroquia / escuela debe tener efectivo de al menos el 50 por ciento del TPC antes de la licitación y debe haber completado un presupuesto o plan financiero aprobado por el presidente del comité de finanzas y corporativos parroquiales suficiente para completar el proyecto. Los fondos equivalentes a un 15 por ciento adicional del TPC deben ser recolectados antes de la finalización del proyecto.

104.2.3 Límite Financiero: El financiamiento para cualquier proyecto de construcción / renovación de una parroquia / escuela o adquisición de propiedad no excederá del 35 por ciento del TPC, lo cual incluye, pero no está limitado a, costes de construcción, costes de recaudación de fondos, honorarios de arquitecto / ingeniería, equipamiento, estimaciones de incrementos, y reservas apropiadas para contingencias de proyectos, como se refleja en el Formulario de Datos de Costo del Proyecto, disponible aquí.

104.2.4 Término del Préstamo: El plazo para cualquier préstamo requerido para la construcción, renovación o adquisición de propiedad no excederá de diez años. Con respecto a los préstamos del IPLF, el Comité de Préstamos del IPLF, en consulta con la parroquia / escuela, determinará el plazo y la cantidad del préstamo.

104.2.5: Aprobación de Grandes Proyectos: La aprobación de grandes proyectos con un TPC sobre los $2.0 millones, o con la deuda prevista de $1.0 millones o más deben ser aprobados por el Colegio de Sacerdotes Consultores y el Consejo de Administración Financiera (BOFA), que recomiendan la aprobación del Arzobispo. El Arzobispo tomará la decisión final sobre la aprobación del proyecto y emitirá su decisión por escrito.

104.2.6 Aumentos del TPC: Los aumentos en el TPC superiores al 5% deben ser aprobados por el DMS.

104.2.7 Responsabilidad de Contingentes: El límite para la deuda directa o para los pasivos contingentes de la Arquidiócesis se determinará mediante una fórmula aprobada por el BOFA. El BOFA revisará anualmente el nivel de responsabilidad contingente para asegurar que la calificación crediticia de la Arquidiócesis se mantenga en un nivel aceptable. Las prioridades para la autorización de préstamos serán asignadas por el Director Ejecutivo del DMS en consulta con las divisiones apropiadas.

104.2.8 Cumplimiento con las Obligaciones de Reporte y Pago: Antes de que un proyecto pueda ser aprobado, todos los informes financieros requeridos deben ser archivados por la parroquia / escuela y todos los pagos de Cathedraticum, facturas de seguros y otros artículos abiertos deben ser pagados en su totalidad. La parroquia / escuela debe seguir cumpliendo con las obligaciones de presentación de informes y pagos en todas las etapas del proyecto.

104.3 Financiamiento para Proyectos de Categoría II:

Generalmente, la deuda no está permitida para proyectos de Categoría II. Las excepciones para las entidades que no cuentan con fondos suficientes para completar un proyecto deben ser aprobadas por el Director Ejecutivo del DMS antes de iniciar el proyecto.

104.4 Aprobación y Restricciones de la Campaña de Recaudación de Fondos:

104.4.1 Aprobación de la Campaña de Recaudación de Fondos: Para llevar a cabo una campaña de recaudación de fondos, la parroquia / escuela debe presentar un formulario de “Permiso para conducir una campaña de recaudación de fondos” disponible aquí y recibir la aprobación del Arzobispo.

104.4.2 Cumplimiento de la Ley: Todas las campañas y actividades de recaudación de fondos se llevarán a cabo en estricta conformidad con las leyes federales, estatales y locales.

Procedimiento:
A) No se ofrecerá ninguna contraprestación (como un descuento o reducción en la matrícula escolar) a cambio de una contribución deducible de impuestos.
B) Las preguntas sobre actividades de recaudación de fondos deben dirigirse al ALC (Asesor Jurídico Arquidiocesano).

104.4.3 Exención de impuestos Cathedraticum: Se puede otorgar una exención de impuestos Cathedraticum para una campaña de recaudación de fondos aprobada para nueva construcción, renovación o reconstrucción de pérdidas en la medida en que no esté cubierta por el seguro.

Procedimiento:

A) Se debe solicitar una exención en un formulario de permiso Arquidiocesano aprobado, disponible aquí, y presentado al Director Ejecutivo del DMS para su revisión y recomendación al Arzobispo.

B) El Arzobispo revisará para su aprobación las solicitudes de exención recomendadas por el Director del DMS.

C) Las exenciones se limitarán normalmente a una (1) campaña (máximo tres (3) años) y una (1) extensión de campaña (máximo tres (3) años).

104.5 Financiamiento del proyecto:

104.5.1 Aprobación Requerida: Una parroquia / escuela que busque obtener fondos para la construcción o ampliación sustancial o renovación de cualquier instalación debe tener la aprobación previa del Arzobispo. Esta aprobación se determinará durante el Estudio de Análisis de Necesidades descrito en la siguiente Sección 105.3, [INSERT ANCHOR LINK] “Análisis de Factibilidad y Planificación”.

104.5.2 Financiamiento del IPLF: Los proyectos que requieren financiación solicitarán la ayuda financiera del IPLF. Para proveer préstamos a bajo costo para proyectos de capital, la Arquidiócesis ha establecido líneas de crédito con instituciones financieras en términos y condiciones favorables.

Procedimiento:

A) Una parroquia / escuela que busque financiación del IPLF debe presentar la siguiente información del proyecto:

· El motivo de la solicitud del préstamo
· Los costes estimados del proyecto que se financia en el formato estándar requerido por la Archidiócesis.
o La fuente proyectada de fondos para el reembolso del préstamo y la estimación de la probabilidad de recepción de dichos fondos.
o Un presupuesto operativo para las actuales instalaciones de la parroquia / escuela y proyectado para diez (10) años después de la finalización del proyecto.
o Proyecciones razonables (incluidas las listas de las garantías por cobrar y las proyecciones de cobro) que indican que el prestatario cumplirá con sus necesidades mínimas de efectivo al momento de finalizar el proyecto.

B) La información financiera actualizada debe proporcionarse al menos una vez al año.

C) El monto máximo del préstamo no excederá el nivel de endeudamiento del proyecto aprobado por la política de la AOB.

D) Antes de que los fondos del préstamo sean adelantados, la parroquia / escuela proporcionará documentación que demuestre su cumplimiento con las políticas y procedimientos contenidos en esta Sección.

E) Un Informe de Proyectos de Capital, disponible aquí, debe ser presentado con el informe financiero anual regular.

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105 PROCEDIMIENTOS PARA PROYECTOS DE CAPITAL

105.1 Alcance:

Todos los proyectos de capital están sujetos a los siguientes procedimientos independientemente del tipo de proyecto, instalación o coste.

105.2 Concepto / Factibilidad del Proyecto:

Después de las discusiones iniciales con el consejo parroquial / junta escolar y la Oficina del Obispo Vicario acerca de la necesidad y factibilidad de un nuevo proyecto de construcción o renovación, el pastor debe solicitar por escrito el permiso para perseguir la evaluación y el desarrollo conceptual del proyecto al Arzobispo, con copias al Obispo Vicario y al Director del DFREM. La solicitud escrita debe describir el proyecto, el TPC (Coste Total del Proyecto) previsto y el método / medios de financiación.

Procedimiento:

A) Se alienta a los departamentos afectados por el proyecto a presentar al Arzobispo recomendaciones sobre el proyecto.

B) La parroquia / escuela no debe dar más pasos ni contratar a ningún consultor (arquitecto, ingeniero, planificador, diseñador de interiores, etc.) hasta que el pastor haya recibido permiso por escrito del Arzobispo.

C) La solicitud por escrito debe incluir una evaluación de la condición de las instalaciones y un estudio de reserva de capital realizado en los últimos treinta y seis (36) meses para cada edificio en el complejo parroquial / escolar. Este informe se usa para planificar y priorizar el trabajo en la parroquia / escuela.

105.3 Análisis de Factibilidad y Planificación:

105.3.1 Desarrollo de Estudios de Factibilidad: Dependiendo de las circunstancias, el DFREM puede solicitar que la parroquia / escuela compile y presente un Informe de Análisis de Necesidades – un informe resumido que describa las necesidades presentes y futuras de la parroquia / escuela y el uso presente y futuro de sus edificios y propiedades. A la parroquia/ escuela se le puede solicitar también que desarrolle un plan maestro programático espacial y de sitio para sus edificios y propiedad.

105.3.2 Uso de un Consultor como Tercera Parte: Cuando sea apropiado, el DFREM recomendará a un consultor para que trabaje con la parroquia / escuela para desarrollar los Estudios de Factibilidad requeridos. El coste de los servicios del consultor correrá a cargo de la parroquia / escuela. Un gerente de proyecto del DFREM (Project Manager, “PM”) puede ser asignado para supervisar los servicios del consultor que ejerza como tercera parte.

105.3.3 Reunión en el Sitio: El DFREM puede requerir una reunión in situ en la parroquia / escuela para revisar el Reporte de Análisis de Necesidades y discutir el rol del DFREM, si lo hay, en el proyecto propuesto. El Director Ejecutivo de la DMS hará una recomendación al Arzobispo con respecto a la aprobación del concepto.

105.4 Aprobación del Concepto y Creación de Comités:

105.4.1 Aprobación del Concepto: Si el Arzobispo aprueba un concepto de proyecto, se le proporcionará permiso por escrito a la parroquia / escuela para desarrollar el concepto. El personal del DFREM se reunirá con la parroquia / escuela para discutir las políticas de construcción y fiscales de la Arquidiócesis, así como cualquier estipulación específica que haya sido sometida a la aprobación del Arzobispo.

105.4.2 Comités de Proyecto: Se creará un Comité de Construcción, Comité de Finanzas y Equipo de Proyecto para continuar trabajando en el proyecto.

105.4.2 (A) Comité de Construcción: El Comité de Construcción incluye al pastor / director, y normalmente está compuesto de dos (2) a cuatro (4) miembros del liderazgo parroquial / escolar y personal con conocimientos en los requisitos del proyecto, o con experiencia profesional en el desarrollo, diseño o ejecución de edificios o sistemas constructivos. El Comité de Construcción trabajará en consulta con el DFREM en la selección de un arquitecto de la lista precalificada Arquidiocesana. Si el proyecto es una renovación, la parroquia / escuela y el DFREM deben asegurarse de que el arquitecto hace una evaluación completa de todo el edificio para determinar la solidez de todos los principales sistemas de construcción antes de proceder. El Comité de Construcción también trabaja con el DFREM para desarrollar un esquema amplio de los requisitos del proyecto tentativo junto con una estimación de costes. La parroquia / escuela usará la Hoja de Trabajo de Estimación de Costos del Proyecto como guía de planificación para el proceso de construcción.

105.4.2 (B) Comité de Finanzas: El Comité de Finanzas incluye al pastor / director, y normalmente está compuesto por un número adicional de dos (2) a cuatro (4) miembros del liderazgo de la parroquia / escuela y personal con experiencia financiera y / o contable. El Comité de Finanzas elabora el Plan Financiero (incluyendo ingresos y gastos y proyecciones de flujo de efectivo) para ejecutar el proyecto teniendo en cuenta el presupuesto operativo de la institución, las reservas de efectivo y cualquier campaña de recaudación de fondos. Deberá prepararse una proyección operativa mínima de diez (10) años, que incluya los costos de operación y depreciación (reemplazo) para el proyecto y otras instalaciones de la parroquia y / o la escuela.

105.4.2 (C) Equipo del Proyecto Parroquial / Escolar: El equipo del proyecto de la parroquia / escuela incluirá al pastor / director, Presidente del Comité de Construcción, Presidente del Comité de Finanzas y al Gerente del Proyecto DFREM (actuando como el Representante del Propietario) y que será responsable de supervisar el proyecto durante su curso de manera continua.

105.5 Aprobación para Contratar al Arquitecto:

Si el Consejo Parroquial o la Junta Escolar recomiendan la aprobación del proyecto después de completar el desarrollo del concepto y cualquier estudio de factibilidad requerido, y el pastor está de acuerdo con esa recomendación, el pastor enviará al Director Ejecutivo del DMS todo el material pertinente incluyendo:

· Un estado financiero que enumera todos los activos y pasivos.
· Una explicación de las proyecciones financieras y de recaudación de fondos.
· Una declaración de todas las alternativas razonables a la construcción o renovación, incluyendo el uso posible de instalaciones vecinas.
· Un alcance del proyecto y una estimación del TPC (Coste Total del Proyecto) incluyendo el coste de construcción, el desarrollo del sitio, el paisajismo, el mobiliario, los honorarios profesionales, la contingencia y la inflación según lo desarrollado por el DFREM usando la ficha de trabajo estándar de la estimación del coste del proyecto.

El Director del DFREM debe hacer una recomendación sobre si continuar con el proyecto y contratar un Arquitecto al Arzobispo. La aprobación final para contratar al Arquitecto debe ser dada por el Arzobispo.

105.6 Contratación del Arquitecto para el Diseño / Desarrollo del Proyecto:

105.6.1 Selección del Arquitecto: Después de la aprobación del Arzobispo, el DFREM ayudará a la parroquia / escuela a seleccionar un Arquitecto de la lista precalificada de la Arquidiócesis utilizando el Método de Solicitud de Propuesta (RFP). La selección final será hecha por un comité de entrevistas presidido por el DFREM y compuesto por el pastor y el Presidente del Comité Parroquial / Escolar.

105.6.2 Contratación con el Arquitecto: El DFREM y el ALC prepararán el contrato de servicios con el Arquitecto utilizando el formulario AIA correspondiente. Por lo general, los contratos de diseño de edificios se dividen en dos fases: 1) diseño esquemático y 2) diseño / desarrollo a través de la administración de la construcción. En la segunda fase se exigirá la presentación de documentos de registro o “As Builts” que se completarán y entregarán al concluir el proyecto. Después de la revisión y aprobación por el Director del DFREM, el Director Ejecutivo de la DMS, y del ALC, el contrato será sometido a la firma del Arzobispo.

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106 PROYECTOS DE CAPITAL - FASES

106.1 Fase I – Plan Maestro:

Después de que el contrato necesario con el Arquitecto sea preparado y ejecutado por el Arzobispo, el Arquitecto debe:

1. Reunirse con el DFREM, el pastor y el Comité Parroquial / Escolar en relación con el proyecto y las expectativas de la parroquia / escuela y DMS.

2. Desarrollar un plan del sitio que muestre las condiciones existentes para incluir límites, contornos de la tierra, restricciones de zonificación / desarrollo (por ejemplo, humedales, pendientes empinadas, bosques, suelos, cementerios, etc.), todos los servicios públicos (agua, alcantarillado, electricidad, gas, cable), y todas las mejoras existentes (edificios, pavimentación, etc.). También deben identificarse consideraciones especiales, tales como designaciones históricas o cuestiones ambientales.

3. Basado en el Informe de Análisis de Necesidades, prepare un programa espacial para su aprobación por el pastor, el Comité Parroquial / Escolar y el DMS.

4. Sobre la base del programa espacial aprobado, prepare un plan maestro de todo el plantel / propiedad para su aprobación por el pastor, el Comité Parroquial / Escolar y el DMS.

5. Se debe completar una evaluación de la condición de las instalaciones y una encuesta de materiales peligrosos para todos los edificios antes de que se planifique o emprenda cualquier proyecto.

6. El FREAC revisará y hará una recomendación al Arzobispo acerca de si aprueba el plan final.

106.2 Fase II – Diseño Esquemático y Estimación del Coste del Proyecto:

Basado en el programa espacial aprobado y el plan maestro, un plan detallado del sitio mostrando todas las condiciones y restricciones existentes, planos de planta y elevaciones de edificios, y planos esquemáticos para el trabajo contemplado debe ser preparado por el Arquitecto. El DFERM, en consulta con el Comité Parroquial / Escolar y el Arquitecto, preparará una Hoja de Trabajo de Estimación del Coste del Proyecto para su revisión por la FREAC.

106.3 Fase III – Diseño / Desarrollo:

106.3.1 Preparación de Planes de Desarrollo de Diseño: El Arquitecto deberá preparar planes de diseño / desarrollo y una especificación general para el proyecto. Los documentos de diseño del Arquitecto incluirán: un plan detallado del sitio (existente y propuesto), planos de planta, elevaciones del edificio, secciones del edificio, tablero de selección de material / color; planes preliminares mecánicos, eléctricos, de fontanería y estructurales; y especificaciones completas del esquema.

106.3.2 Preparación de la Estimación Revisada del Costo del Proyecto: Se debe obtener una estimación del coste del proyecto revisada por un contratista general o estimador profesional recomendado por el DFREM. Esta estimación, junto con el Formulario de Presupuesto de Efectivo del Proyecto de Capital, disponible aquí, debe ser presentado al Director del DFREM para su aprobación.

106.3.3 Reunión con el FREAC: Los planes de diseño / desarrollo, la Estimación del Coste Revisado del Proyecto y el Formulario de Presupuesto de Efectivo del Proyecto de Capital serán presentados al DFREM para una reunión de revisión con la FREAC en el Centro Católico. El pastor debe estar presente en la reunión en la que se realiza la revisión de la FREAC. Después de la revisión del DFREM y del FREAC, así como las revisiones necesarias, el proyecto será recomendado por el Director del DFRM al Arzobispo para su aprobación.

106.3.4 Revisión de las Reformas de las Áreas Litúrgicas: El arzobispo revisará y aprobará todas las renovaciones o cambios en las áreas litúrgicas.

Procedimiento:

A) En el caso de la renovación del espacio litúrgico, se requiere una representación del color o elevación del espacio interior.

B) La representación mostrará características tales como líneas del sitio, mobiliario litúrgico dominante y elementos de la obra de arte (altar, tabernáculo, crucifijo, pila bautismal, ambo, atril, asiento del celebrante, espacios de reconciliación, mesa de ofrendas, pantalla del retablo, coro, estaciones de la cruz, vidrieras, etc.).

106.4 Fase IV – Documentos de Construcción:

106.4.1 Redacción de Documentos de Construcción: Con la aprobación del Arzobispo, los planos de diseño / desarrollo se ampliarán para convertirse en los documentos de construcción, incluyendo los planos de trabajo y las especificaciones.

106.4.2 Revisión Preliminar por el DFREM: Cuando los documentos de construcción estén completados al 50%, las estimaciones actualizadas del TPC (Coste total del Proyecto) y la documentación de apoyo deben ser presentadas junto con el proyecto de documentos de construcción al director del DFREM para su revisión. Cualquier cambio identificado durante esta revisión será enviado al Arquitecto a través del Director del Proyecto para la enmienda de los documentos de construcción antes de solicitar ofertas.

106.4.3 Revisión final del DFREM: Cuando los documentos de construcción estén completados al 95%, el Arquitecto presentará un conjunto completo de planes y especificaciones al DFREM para su revisión final y aprobación antes de la publicación de las ofertas.

106.4.4 Especificaciones Requeridas: Las especificaciones incluirán: Condiciones Generales Estándar Arquidiocesanas; los documentos preliminares (Sección AIA 800, como sea formateado por la Arquidiócesis) y la forma de contratos.

106.4.5 Documentos de Construcción Requeridos: Los documentos de construcción
incluyen: Declaración del derecho de aceptar / rechazar cualquier oferta o todas las ofertas; Condiciones Generales Estándar; Declaración del derecho del Propietario de aprobar a todos los subcontratistas principales; y Obligación de Licitaciones / Ofertas igual al 5 por ciento de la oferta del Contratista.

106.5 Fase V – Licitación:

106.5.1 Licitantes Pre-Calificados: El DFREM precalificará y recomendará a contratistas generales y ciertos contratistas comerciales principales (por ejemplo, mecánicos, eléctricos, albañilería, techados, etc.) para todos los proyectos de las Categorías I y IV.

106.5.2 Licitantes Recomendados: El DFREM recomendará no menos de tres (3) licitadores que hayan acordado por adelantado presentar una oferta si son invitados.

106.5.3 Licitantes no Calificados: Los contratistas que hayan sido determinados por el DMS como discriminados de alguna manera con respecto a raza, sexo u origen nacional o que no hayan proporcionado un salario familiar mínimo que refleje los principios de justicia social no estarán calificados para ofertar. Sujeto y conforme a la Política de Conflictos de Interés de la Arquidiócesis, disponible aquí, los feligreses o partes relacionadas no podrán licitar proyectos para su propia parroquia para evitar conflictos de interés. Las solicitudes de excepción a la Política de Conflicto de Intereses deben ser aprobadas por el Arzobispo por escrito.

106.5.4 Reunión Previa a la Licitación: El DFREM, el arquitecto y la parroquia / escuela deberán celebrar una reunión previa a la licitación para que todos los licitantes puedan aclarar el alcance del trabajo y responder a cualquier pregunta.

106.5.5 Garantía de Desempeño y Pago: Los contratistas deben proporcionar una garantía de desempeño y una garantía de pago laboral y material en la cantidad total del contrato. El nombre de la compañía de finanzas debe ser presentado a la Oficina de Gestión de Riesgos para su revisión y aprobación.

106.5.6 Recepción y Apertura de Ofertas: Las ofertas serán recibidas y abiertas en la parroquia / Escuela, el Centro Católico, u otro lugar aprobado por el DFREM.

106.5.7 Evaluación y Selección de Ofertas: Las ofertas serán evaluadas por el DFREM, Arquitecto y Equipo Parroquial / Escolar del Proyecto. El proyecto se adjudicará al licitador más bajo y calificado.

106.5.8 Preparación del Contrato: El ALC preparará para la ejecución un acuerdo con el licitador seleccionado utilizando el formulario AIA modificado correspondiente, para su revisión y aprobación por el Arzobispo.

106.5.9 Revisión de la Oferta Final: Antes de firmar el contrato, el DFREM, los representantes de la parroquia / escuela y el Arquitecto revisarán la propuesta en detalle con el adjudicatario para asegurarse de que la oferta cubra y cumpla con todas las especificaciones.

106.5.10 Distribución del Contrato de Ejecución: Las copias del contrato de ejecución se distribuirán de la siguiente manera:

Un (1) original al Pastor o Jefe de la Institución;

Un (1) original al Contratista;

Un (1) original al ALC;

Un (1) original al DFREM;

Una (1) fotocopia al Arquitecto.

106.6 Fase VI- Construcción:

106.6.1 Reunión Previa a la Construcción: Después de la firma del contrato y antes de comenzar la construcción, se llevará a cabo una reunión del Contratista General, todos los Subcontratistas Principales, el Arquitecto, DFREM, el pastor o el representante designado de la parroquia / escuela para revisar todos los aspectos del contrato.

106.6.2 Reuniones de Progreso: Las reuniones de progreso se llevarán a cabo al menos cada dos (2) semanas en el lugar de trabajo con el Contratista, el Arquitecto, el DFREM y los representantes de la parroquia / escuela. Las actas de todas las reuniones serán registradas por el Arquitecto o Contratista y las copias serán presentadas a todas las partes presentes e interesadas.

106.6.3 Órdenes de Modificación: Todas las órdenes de cambios serán procesadas y documentadas oportunamente de acuerdo con la sección 102.2.4 de esta Política.

Procedimiento:

A) Cualquier ajuste o modificación del presupuesto autorizado deberá ser aprobado por adelantado por el DMS o el Arzobispo según corresponda.

B) Las copias de todas las órdenes de cambios serán enviadas al DFREM para sus registros.

106.6.4 Pagos al Contratista: Los pagos al Contratista se harán bajo solicitudes mensuales, después de que los pagos sean certificados por el Arquitecto y remitidos al Gerente del Proyecto. Se retendrá el cinco por ciento de cada requisición mensual hasta que el proyecto esté sustancialmente completo.

106.6.5 Pagos a otros Profesionales: Los pagos al Arquitecto y a otros profesionales se pagarán por etapas según lo establecido en el contrato de servicios profesionales. Por lo general, los honorarios profesionales para la administración de la construcción se pagarán mensualmente.

106.6.6 Requisitos Previos a la Aceptación: Antes de la aceptación del trabajo:

1. Los representantes de la parroquia / escuela, el Contratista, el Arquitecto y el DFREM realizarán una inspección de la Obra, durante la cual el Arquitecto preparará una “Lista de Inspección” de todos los trabajos no conformes.

2. El Contratista deberá obtener todos los Permisos de Uso y Ocupación.

3. El Arquitecto emitirá el Certificado de Finalización Sustentable identificando la fecha en la cual la Arquidiócesis, o la parroquia / escuela pudo realizar la ocupación efectiva, así como la fecha de inicio del Período de Garantía del Contratista para todo el trabajo satisfactoriamente terminado.

4. El Contratista deberá presentar todos los manuales de Operación y Mantenimiento.

5. El Contratista capacitará al Propietario en la operación y mantenimiento de todos los sistemas.

6. El Contratista deberá presentar al Propietario todas las garantías, llaves permanentes y todas las herramientas especiales.

106.7 Fase VII – Terminación y Cierre:

106.7.1 Inspección Final: La inspección final se llevará a cabo conjuntamente con el Equipo de Diseño, el Director de Proyecto, el pastor y los representantes de la parroquia / escuela.

106.7.2 Pago final al Contratista: El pago final al Contratista se hará solamente después del 100 por ciento de la terminación de todo el trabajo de la lista de puntos pendientes (punch list) incluyendo: artículos de la lista de pendientes; presentación por parte del Contratista General y de todos los subcontratistas de una Renuncia de Gravámenes; el Consentimiento de Caución para la Reducción de la Retención, y el Consentimiento de Caución del Pago Final; así como la presentación de diseños de registro o “planos según construcción” al Equipo de Diseño; y la cumplimentación de cualquier otro requisito de los documentos contractuales.

106.7.3 Pago final al Arquitecto: El pago final al Arquitecto se realizará solamente después de que se hayan completado todos los aspectos del proyecto del Contratista tal y como se describe arriba, y haya presentado los documentos de registro a la parroquia / escuela y una (1) copia electrónica. También deberá haber completado el Formulario de Datos de Costo del Proyecto al DFREM.

106.7.4 Documentos de Registro y Planos: Como parte de sus servicios básicos, los consultores de diseño deben actualizar continuamente y proporcionar documentos finales de registro para todos los proyectos de las Categoría I, III y IV y los planos definitivos a la parroquia / escuela y DFREM.

Procedimiento:

A) Los planos en construcción serán proporcionados en forma impresa y electrónica.

B) El formato electrónico de los documentos deberá estar en el formato aprobado por el DFREM al finalizar el proyecto.

C) Todos los archivos y bloques de referencias cruzadas deben estar enlazados y todos los archivos deben ser purgados de capas y objetos no utilizados.

D) La Ejecución del Plano se ajustará a la Norma actual del “CAD” Nacional de EE.UU. para Estratificación, Redacción, Horarios, Organización, Símbolos, Referencia, Términos y Convenciones de Código.

106.8 Fase VIII – Período de Garantía del Proyecto:

Los defectos latentes (ocultos) en la obra del contrato que se descubran dentro de los doce (12) meses posteriores a la fecha de emisión de los arquitectos en el certificado de finalización sustancial y lista de perforación se consideran defectos de garantía que el Contratista debe corregir sin costo adicional para la parroquia / escuela.

Procedimiento:

Al descubrir tales defectos en el Trabajo, la parroquia / escuela deberá notificar al Contratista del problema por escrito con copias al consultor de diseño y al DFREM.